domingo, 2 de junio de 2013

Recuerda Recuerda Recuerda con Remember The Milk

Andaba yo preparando una entrada cuando me di cuenta de que había olvidado algunos detalles importantes... disculpad esta forma de empezar (me suelo permitir estas licencias cuando el tema interesa), pero era la introducción perfecta para el tema del que vamos a hablar. Si echamos un vistazo atrás, recordad que ya hablamos sobre las tareas en Google Task: Gestión y productividad, ahora, sustituimos esta aplicación de Google y veamos que tal queda con un programa externo.

Llevo tiempo siguiendo varias lineas interesantes para recordar cosas tan importantes y útiles como el respirar, y tras repasar las peculiaridades de la aplicación que estábamos diseccionando, me encontré una entrada de Bárbara Paván (de quien somos incondicionales) hablando de cuan útil es esta aplicación (entre otras), por lo que nos pusimos manos a la obra.

El programa en cuestión: Remember The Milk.

Lo que más nos interesaba de Remember The Milk era su capacidad de interactuar con Gmail de Google y en segundo plano con Outlook, Evernote y/o Twitter... queramos o no, estas aplicaciones captan una gran cuota de mercado y siempre le llega a uno u a otro su uso.
Se trata de una aplicación semi-gratuita, y encontramos la "pega" en la sincronización con Outlook

Empecemos pues:

¿Donde lo encontramos?
En su página web, donde podemos descargar versiones para nuestros dispositivos móviles inteligentes.

¿Por dónde empezamos?
1.- Nos pasamos por la web y si os gusta lo que veis, pulsais ¡Registrate ahora! Podéis elegir el método de registro: usando Facebook o vuestra sesión de Google (recordad que tenéis que tener abiertas dichas cuentas para poder usarlas).
2.- Una vez realizados los procesos de activación (perdonad si me los he saltado, pero no van más allá de elegir nombre, contraseña y aceptar el correo para activar la cuenta).

Qué tenemos.
En la pantalla inicial tenemos un escritorio con varias pestañas que muestran los temas de nuestras tareas: Buzón de entrada, Estudio, Personal, Trabajo, Enviadas, Todas las tareas. Por defecto se ha creado una tarea en Personal.
Vamos a crear una tarea de ejemplo. Es muy sencillo, y una vez tengáis una idea a grandes rasgos, el resto será "coser y cantar".
3.- Seleccionamos la pestaña Trabajo y escribimos el nombre de la nueva tarea y pulsamos "Enter".
4.- Antes de continuar, si deseáis situar geográficamente la tarea, pulsad Ubicaciones situado en la parte superior de la pantalla. Buscar la localización y ponedles un nombre (Oficina, Escuela, Taller,...).
También ocurre lo mismo con contactos, antes de añadirlos debes tenerlos en la lista de Contactos (opción situada en la parte superior de la pantalla). Para involucrar a otros compañeros en una tarea deben tener una cuenta en "Remember The Milk".
5.- Volvemos a la pestaña Trabajo y pulsamos sobre la tarea creada. En la parte derecha aparecerán las opciones de configuración de la tarea, la cual empezaremos a completar con los datos requeridos. Cada vez que os situeis sobre una opción, en la ventana situada debajo os mostrará ejemplos y ayudas para cumplimentar las opciones.

6.- Si quisiéramos darle prioridad a una tarea ante otras, o cambiarla de tema, selecionamos la tarea requerida y pulsamos sobre "Más acciones..." con lo que obtendremos una lista en la que podremos varias estas opciones.

Conectamos con otros programas.

Como ya mencionamos al principio, todas las tareas programadas las podemos enviar (a modo de sincronización) a otras aplicaciones que usamos de forma más continua para no estar dependiendo de Remember The Milk. Por ejemplo, podemos situar un listado de tareas en la barra lateral del Gmail, conectar con la tareas de Outlook o administrar las tareas con Twitter (esto resulta muy útil para crear y actualizar de forma rápida tareas en pleno proceso de trabajo).

7.- Para sinconizarnos con otras aplicaciones, seleccionamos Preferencias en el menú de la parte superior y buscamos la pestaña Sync.


8.- Seleccionamos el vínculo Milksync para entrar en la web de servicios. Aquí puedes  ver las últimas aplicaciones disponibles o pulsando en la opción Apps, ver todas las disponibles.


Probemos con Gmail.
Podemos abilitar una ventana en la barra lateral de Gmail para poder ver las tareas pendientes generadas con Remember The Milk.
9.- Nos vamos a la ventana de aplicaciones de Remember The Milk y seleccionamos el gadget para Gmail Labs.
En esta ventana se explica como añadir el gadget a Labs de Gmail, pero antes de hacerlo tenéis que tener activada una opción en Gmail. Es sencillo y no vamos a liarla más, así que os lo resumo en pocos pasos. 
9.1.- Ir a Gmail y en seleccionar Configuración dentro del menú de Configuración (parece una redundancia, pero viene así).
9.2.- Dentro de la pestaña Labs buscar y Habilitar el siguiente "experimento". Pulsar Guardar cambios.
9.3.- En la nueva pestaña Gadgets (si no aparece, salir de Gmail e ir a Configuración de nuevo), introducís la dirección indicada en las instrucciones de la web del paso 9 en el cuadro de texto Añadir un gadget mediante su URL y pulsais añadir. Os la dejo a continuación.

http://www.rememberthemilk.com/services/modules/gmail/rtm.xml


9.4.- Un nuevo gadget aparecerán en la lista. Si regresais a Gmail, vereis al final de la barra lateral la nueva ventana de Remember The Milk.

Como podeis observar, el ejemplo creado en el paso 3 aparecerá en la ventana del Gadget.


Trabajemos con Twitter.

Para finalizar, veamos como activar Remember The Milk en nuestra cuenta de Twitter para poder generar o modificar eventos con simples comandos.
10.- Dentro de aplicaciones de Remember The Milk, seleccionamos Remember The Milk for Twitter e introducimos nuestro nombre de usuario de Twitter en el cuadro de texto de Ready to set it up? Pulsa Submit cuando esté listo.
11.- Copiar el código que devuelve la aplicación y dirigidos a vuestra cuenta de Twitter para haceros seguidores de la cuenta de Remember The Milk.


12.- Abrid la pantalla de Mensajes directos (el icono con el perfil en primer plano de una personal a la derecha de Siguiendo, pulsadlo y seleccionar Mensajes directos). Y pegar el código.

A partir de este momento, usando una serie de comandos podrás añadir, actualizar o configurar Tareas desde Twitter.

Para aquellos que trabajamos a base de recordatorios y de notas urgentes tomadas en cualquier parte, este método resulta interesante. Por el momento, vamos a seguir con las pruebas en estos días, si observais algún detalle o fallo en el proceso de sincronización con alguna de las aplicaciones, hacédnoslo saber, por si podemos ayudar o resolver algunas dudas.


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