domingo, 17 de febrero de 2013

Productividad: Gestionar mi tiempo o Gestionar mi energía

Siempre he considerado la gestión de tiempo un factor vital a la hora de plantear acciones dentro de diferentes ámbitos. Concebimos nuestro tiempo como algo insustituible y que fluye sin que nada pueda detenerlo, por lo que decidir como perderlo o usarlo puede generar cambios de humor que repercuten en la gestión del mismo. Tranquilos, no voy a extenderme sobre estudios ya realizados o artículos ya escritos, que hay un montón, sólo quiero repasar los puntos claves que definen el uso de nuestro tiempo, una forma de ver las cosas desde otros puntos de vista.


TENEMOS TODO EL TIEMPO DEL MUNDO, PERO NO SABEMOS DISPONER DE ÉL.

Situamos cada proceso cotidiano en una linea temporal y lo organizamos todo para que pueda ser llevado de forma ordenada y eficiente (ese es el plan). Este tipo de organización requiere de un factor adicional condicionante y que es el culpable de echar por tierra todos los esfuerzos por mantener en orden esas lineas temporales: la energía.

Hace unos meses, mientras buscaba información para una entrada, me topé con varios artículos relacionando ciertos factores (no tenían nada que ver los unos con los otros), pero hablaban de factores determinantes a la hora de gestionar nuestro tiempo, energías y capacidades varias para llevar a cabo una tarea, o varias, a lo largo de una jornada (o espacio temporal). Fueron puntos de vista interesantes que coincidían con ciertos criterios propios.

La clave de todo está en la organización (esto está claro), pero dicha organización requiere de factores intrínsecos y que no vemos como esenciales, o al menos, no directamente. Si disponemos en una linea temporal toda una organización de trabajos, más o menos paralelas, y le sumamos el factor de energía, más las constantes de distracción, la resultante es un curva de ineficacia que acaba repercutiendo en los resultados de nuestra gestión, por lo cual, la productividad decae. Tened en cuenta que cuando hablo de productividad, no me refiero a la que generamos con nuestro trabajo, me refiero a la productividad diaria, personal o laboral, que sin darnos cuenta, llevamos de la mano a lo largo de cada día.

Expongamos pues. Revisemos los siguientes conceptos:

Influencia y Prioridades

La influencia.
¿Qué influye en la productividad? Factores, y muchos, tantos como escusas queramos buscar. Sólo existe un resultado, pero para empezar, debemos considerar múltiples instancias que hay que ir resolviendo.



Constantes de Distracción
¿Qué nos distrae? Cualquier cosa. ¿Como podemos evitarlo? Bueno, básicamente evitar distracciones es muy complicado, sobre todo porque se necesita un nivel de abstracción muy grande, y cualquier cosa que revolotee a nuestro alrededor incluye un factor a la ecuación. Separemos los tres niveles de distracción:
  • Envolvente: Cualquier ruido o movimiento indirecto es motivo de distracción. La circulación de vehículos, golpes de una obra, música muy fuerte,...
  • Interno: Desorden, falta de material, documentación insuficiente,...
  • Externo: Alarmas, avisos, llamadas,...
¿Como resolvemos esto? En conjunto, debemos de deshacernos de todo aquello que produce distracción, empezando por ordenar tu espacio y tener a mano las herramientas y no hablamos de las básicas, sino de las necesarias, recopilar la información o saber donde conseguirla de forma inmediata, eliminar alarmas y avisos de redes sociales y teléfono. Parte de estas distracciones se denomina procrastinación, y aunque suene extraña, define el acto de sustituir tareas importantes por otras que lo son menos y más agradables. Una opción muy recomendable es el autoaislamiento, si no puedes disponer de un despacho, música ambiente o clásica escuchada con auriculares (para no ser tú el motivo de otras interrupciones) puede cerrar tu propio espacio.
¿Con qué aplicaciones podemos contar?
  • Música sin anuncios: Google Music o MegaCloud.
  • Restricción de Redes sociales y otras: Productivity Owl para Google Chrome.

Nivel de energía
Un valor del que no se habla muy a menudo en la gestión del tiempo y que hay que considerar. Debemos adaptarnos a nuestros ritmos circadianos, ajustando los horarios a los momentos en los que nuestra atención es más efectiva. Básicamente nos guiaríamos por nuestro reloj corporal, teniendo en cuenta que los momentos de máxima atención se encuentra antes del medio día y que si no se descansa después de comer (una hora más tarde, la atención decae excesivamente), es más lenta la recuperación de la atención.
¿Cómo resolvemos esto? Bueno, debemos establecer nuestros horarios de trabajo y nuestras pausas (controladas). Descansar en vital, tanto como trabajar. Lo ideal es definir turnos concretos para llevar a cabo cada tarea, todo esto suele parecer inútil al principio y da la sensación de ser una perdida de tiempo, pero este tipo de reparto de tareas y ajuste de ritmos, consigue establecer el marco perfecto para dar el siguiente paso.
¿Con qué aplicaciones podemos contar?


Gestión de tiempo

Para realizar un trabajo, debemos tener claro tres puntos esenciales:
  • La base: Conseguir todas las piezas necesarias.
  • El desarrollo: Unir las piezas.
  • La finalización: Ver el resultado de la unión.
¿Cómo resolvemos esto? Tal vez esto sea lo más complejo, no todas las tareas, proyectos o trabajos son iguales, no podemos definir soluciones o consejos concretos. Ten en cuenta la importancia de tener un guión, si me permitís el símil (y ya sé que voy a ser muy obvio con esto), imaginaos que es como en una película; tenemos actores (las piezas claves para definir el trabajo), tenemos escenarios (tu espacio equipado con lo necesario para realizar el trabajo), un director (tú, con la capacidad de dirigir el trabajo) y un guión (que define la disposición de cada actor en el escenario). Y claro está, todo esto enmarcado en un espacio temporal con sus limitaciones.
¿Con qué aplicaciones podemos contar?

Las Prioridades.
Como conseguimos dividir las prioridades. Buena pregunta. En un principio no pensaba incluir este concepto en esta entrada, pero resulta que tras escribir la primera parte me di cuenta de la importancia de diferenciar las prioridades a la hora de realizar un trabajo. Saber qué trabajos son más importantes es imprescindible, el como hacerlo, es lo difícil. Entre todas las cosas que encontré, la más interesante es la Matriz de Prioridades del Dr. Stephen Covey, (doctor por su doctorado en Administrador de Empresas). Cada uno puede crear su Matriz y organizar sus prioridades basándose en ciertos factores. Os muestro un ejemplo.

Matriz de Prioridades en Gestión de Tiempo
Asumir la importancia de un proyecto es el primer paso para resolverlo.


Una matriz muestra por columnas y lineas un conjunto de variables, en nuestro caso, las que definirán la importancia de lo que tenemos entre manos... Según el cuadrante donde entre el tipo de trabajo, tendremos que interpretar lo siguiente:
Cuadrante I.- Problemas que deben ser resueltos de forma crítica, sin demora alguna.
Cuadrante II.- Trabajos de prevención y que podemos planificar con tiempo y a corto plazo.
Cuadrante III.- Trabajos que delegaremos que aunque siendo urgentes, restringen nuestras capacidades. También son esos trabajos que podremos realizar a largo plazo o cuando tengamos espacios entre los relacionados en los cuadrantes I y II.
Cuadrante IV.- Aquellos "trabajos" que nos hacen perder el tiempo para otras cosas más importante. Evitarlos bajo cualquier contexto  También puedes encajarlos en tus ratos de descanso (revisar tus redes sociales, contestar mensajes personales,...).

De esta forma, situando los trabajos a realizar en los cuadrantes correspondientes, tendréis un guion para la realización de los trabajos o proyectos.

LO MÁS COMPLICADO DE TODO ES DEFINIR PRIORIDADES... Y ORGANIZARLAS.

- Si os interesa gestionar algún proyecto (máximo tres en la versión gratuita), os recomiendo "GroupCamp", que implementa todo un repertorio de productos para gestionar trabajos de forma eficiente.
- Si tenéis tiempo para leeros las entradas siguientes, seguramente encontréis los productos o se os ocurran formas más interesantes de usarlos, para gestionar trabajos:

Linkografía:
Mejora tu productividad, trátate como a un perro de Marilín Gonzalo en Bitelia
La Gestión del Tiempo de Luis Arimany en la Web de Luis Arimany.
Gestiona mejor tu energía, no tu tiempo de Francisco Moriones en Creandonegocios
Hacer cada cosa a su debido tiempo, rinde más en iProfesional.
Ideas para mejorar nuestra productividad en el trabajo de J.J. Velasco en Bitelia

Espero haber ayudaros en este tema un poco, o por lo menos, haber conseguido algo de atención y dejaros ideas para que las cumplimentéis con vuestras experiencias. Entended que no era mi intención dar la solución a la gestión de los trabajos, sino que vierais otros puntos de vista para poder desarrollarlos.

Tras este enfoque de productividad individual, he estado revisando algunas publicaciones antiguas y me he topado con una entrada sobre la concepción del grupo de trabajo escrita a mediados del 2008 bastante adaptable (y poco conformista). Estaba dirigida a la eliminación de la pirámide de mando (exclusiva) sobre un grupo de trabajo para dinamizar los resultados. Para seguir la linea de esta entrada, voy a actualizar la información y os la presentaré en la siguiente: Productividad: Gestionar un grupo de trabajo.

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