domingo, 24 de febrero de 2013

Productividad: Gestionar un grupo de trabajo

Hace unos años, y a raíz de un estudio personal sobre productividad basada en un grupo de trabajo (personalmente me había percatado del retraso de algunas estructuras organizativas), escribí una entrada dedicada a exponer la necesidad imperiosa de eliminar mandos intermedios (y superiores) cuyo único propósito era la de entorpecer (y no necesariamente a propósito) los trabajos y/o proyectos. En todo momento, todo giraba entorno al Grupo de Trabajo y no al trabajo en sí. Fueron semanas de lectura intensiva, aún guardo algunas anotaciones y la cantidad de información que me sirvió para la realización de otros proyectos laborales.

Intentando no desviarme en demasía de la línea de Gestión de Tiempo, recupero los esquemas de viabilidad iniciales, me deshago de la antigua entrada (que ya le pesan los años) y continúo por donde lo dejamos en la anterior:  Productividad: Gestionar mi tiempo o Gestionar mi energía. En este caso, vamos a dar algunas ideas de como formar un Grupo de Trabajo y como desarrollarlo usando alguna aplicación  de la que por cierto, ya hemos hablado anteriormente. Recordad que esta entrada está basada en la creación de un Grupo de Trabajo, no de la resolución de proyectos específicos, sólo son ideas..


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POR PASOS, ¿CÓMO VAMOS A DESARROLLAR ESTA ENTRADA?
Cómo organizamos un Grupo de Trabajo.
Capacidades. Hasta donde es capaz de llegar cada miembro.
Funciones. Cada uno en su lugar, y un lugar para cada uno.
Cooperación. Consolidar un grupo de trabajo para un objetivo común.
Coordinación. Quien organiza y coordina debe conocer todos los detalles.Criterio. Alcanzar lo puntos positivos.
Herramientas. Tomar los objetivos como centro del Grupo de Trabajo.
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Y ante todo, los derechos y los deberes de cada miembro de una empresa son imprescindibles para alcanzar los objetivos previstos. La falta de alguno de ellos determina el fracaso de toda organización.
J.G.Arvidsson (26/07/2008)

¿Cómo organizamos un grupo de trabajo?
A pequeña escala es fácil, las necesidades las fija el cliente (llamémosle así por el momento). A gran escala, no voy a meterme, aunque sirva para ambos casos, en la actualidad están muy definidas las características de las grandes empresas, pero para los pequeños grupos que se forman para realizar un proyecto, es sencillo, las herramientas actuales existentes en la red (y gratuitas) han mejorado las características de creación de los grupos de trabajo, aunque estén desperdigados por distintas partes del mundo, la distancia ya dejó de ser el gran problema, los problemas actuales son otros: la falta de delegación (extraño, ¿no?) y la falta de organización (esta no ha cambiado mucho).
Dependiendo del número de personas que formen un grupo y de las características del proyecto, hay que dejar claro desde un principio que debe haber una persona responsable del mismo... sí o sí. Y aunque resulte un poco molesto, es muy necesario. Antes de de cualquier paso, hay un valor que tenemos que tener en cuenta: Las Capacidades. 


CAPACIDADES.-
Cuando se forma un Grupo de Trabajo, la primera norma es definir las capacidades de cada miembro. Es de gran importancia que la persona se defina a sí misma considerando el grado de conocimiento, sus posibilidades y sus propios límites, y nunca llegando al engaño, que dañaría irremediablemente la consistencia del grupo, degenerando la relación entre el profesor (la empresa), el grupo (los trabajadores) y finalmente, los compañeros de clase (el cliente).


Como ocurriría en una gran empresa, lo único que se interpone entre un cliente y la dirección de una empresa, son los trabajadores, a raíz de esto se obtendrá un resultado que dará pie a la continuación de una relación. La capacitación (en todos los ámbitos) es primordial para el equilibrio.

FUNCIONES.-
Ya tenemos un organizador, que denominaremos Coordinador del proyecto (nada de jefe, director, delegado o cualquier otro calificativo de mando). El coordinador será el responsable de administrar las acciones del proyecto dentro del grupo, pero estando al mismo nivel de trabajo. Cada miembro tendrá un objetivo específico y deberá llevarlo a buen fin usando las herramientas que sean necesarias. Tened en cuenta que cuanto mejor sea la adaptación de cada miembro a un trabajo concreto, mejor será la calidad del mismo.

COOPERACIÓN.-
Cuando realizamos tareas en las que se involucren varias personas, requerimos la necesidad de una cooperación totalmente integrada, con la función de auto dirigirse usando los medios al alcance (normalmente proporcionados por la empresa) y proyectando necesidades y reglas destinadas a un fin común. Tened en cuenta que un Grupo de Trabajo es una concentración cooperativista dentro de una organización piramidal en la que desaparece la persona de dirección creando un grupo de equilibrio; un coordinador, para gestionar y un equipo, para desarrollar.

COORDINACIÓN.-
La dirección ideal se basa en la comprensión de las capacidades del personal a su cargo y de su respuesta ante posibles imprevistos. El problema aparece cuando hay demasiada gente para atender, lo ideal es delegar, de echo, generar departamentos es una buena opción, siempre que los departamentos sean unidades compactas dirigidas por un coordinador.
Como estamos viendo, el coordinador será el encargado de delegar tareas. Es cierto que en casos de grupos pequeños, de alumnos como es el caso, el coordinador suele ser el profesor, pero suponiendo que se trate de una taréa de grupo, el grupo tendrá que tener claro cual es la dirección y qué capacidad tendrá cada uno. Aún así, se necesita un coordinador, capaz de encajar todas las piezas de un proyecto, acudir a otras instancias (profesor) y presentar el proyecto (una vez finalizado).




CRITERIO.-
Actuar con criterio es importante, basar las relaciones en la búsqueda Tenemos que ofrecer una garantía de trabajo ordenado y eficiente y con una calidad insuperable. Para ello se debe invertir en opciones positivas e intentar solucionar cualquier desacuerdo que aparezca en la realización de un proyecto.

HERRAMIENTAS.-
El kit de la cuestión. Para llevar a cabo un proyecto hemos visto la importancia de tener un coordinador y miembros con tareas específicas y capacidades suficientes. Ahora, para mejorar la experiencia, podemos contar con alguna de las herramientas que la red pone a nuestra disposición:
Os recomendamos tres:

 FACEBOOK
Usar Facebook como espacio de trabajo no es una mala idea. Crear un Grupo a modo de Espacio de Trabajo o crear una página privada sólo para el proyecto son dos posibles opciones dentro de esta Red Social. Contáis con espacio en la red para compartir imágenes, o en la nube usando cualquier programa de almacenamiento disponible (Dropbox, Drive, MegaCloud,...) para compartir archivos.  
GOOGLE+
Ya hemos visto algunas de las herramientas (incluidas en esta Red Social) en la entrada Gmail. Creación - Gestión y Productividad. Opciones como las de videoconferencia integrada y compartir archivos y/o llamar por teléfono son las que necesitamos para gestionar nuestro grupo de trabajo.


HOJOKI
Como ya vimos en su día, se trata de una Red Social Colaborativa, en la que usando una serie de aplicaciones para compartir archivos, puedes crear espacios de trabajo para compartir, discutir y llevar a cabo proyectos. Es más profesional y más dirigida al tema del que estamos hablando.


Para todos los casos, es muy recomendable establecer un Espacio de Trabajo cerrado, por muy tentador que sea invitar a amigos o compañeros, establecer un circulo cerrado hasta finalizar todas las tareas es una manera de no perder el tiempo ni apartarnos de los objetivos reales.

Aquí lo dejamos por el momento, si tenéis algún interés especial en algún detalle concreto del uso de las redes mencionadas, consultárnoslo, cabe la posibilidad de que sea más interesante de lo que penséis en un principio y permita ayudar a otros amigos. Mientras tanto, iremos preparando algunas cosillas para que os sea más fácil definir cual de las tres os compensa más.

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