domingo, 24 de febrero de 2013

Productividad: Gestionar un grupo de trabajo

Hace unos años, y a raíz de un estudio personal sobre productividad basada en un grupo de trabajo (personalmente me había percatado del retraso de algunas estructuras organizativas), escribí una entrada dedicada a exponer la necesidad imperiosa de eliminar mandos intermedios (y superiores) cuyo único propósito era la de entorpecer (y no necesariamente a propósito) los trabajos y/o proyectos. En todo momento, todo giraba entorno al Grupo de Trabajo y no al trabajo en sí. Fueron semanas de lectura intensiva, aún guardo algunas anotaciones y la cantidad de información que me sirvió para la realización de otros proyectos laborales.

Intentando no desviarme en demasía de la línea de Gestión de Tiempo, recupero los esquemas de viabilidad iniciales, me deshago de la antigua entrada (que ya le pesan los años) y continúo por donde lo dejamos en la anterior:  Productividad: Gestionar mi tiempo o Gestionar mi energía. En este caso, vamos a dar algunas ideas de como formar un Grupo de Trabajo y como desarrollarlo usando alguna aplicación  de la que por cierto, ya hemos hablado anteriormente. Recordad que esta entrada está basada en la creación de un Grupo de Trabajo, no de la resolución de proyectos específicos, sólo son ideas..


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POR PASOS, ¿CÓMO VAMOS A DESARROLLAR ESTA ENTRADA?
Cómo organizamos un Grupo de Trabajo.
Capacidades. Hasta donde es capaz de llegar cada miembro.
Funciones. Cada uno en su lugar, y un lugar para cada uno.
Cooperación. Consolidar un grupo de trabajo para un objetivo común.
Coordinación. Quien organiza y coordina debe conocer todos los detalles.Criterio. Alcanzar lo puntos positivos.
Herramientas. Tomar los objetivos como centro del Grupo de Trabajo.
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Y ante todo, los derechos y los deberes de cada miembro de una empresa son imprescindibles para alcanzar los objetivos previstos. La falta de alguno de ellos determina el fracaso de toda organización.
J.G.Arvidsson (26/07/2008)

¿Cómo organizamos un grupo de trabajo?
A pequeña escala es fácil, las necesidades las fija el cliente (llamémosle así por el momento). A gran escala, no voy a meterme, aunque sirva para ambos casos, en la actualidad están muy definidas las características de las grandes empresas, pero para los pequeños grupos que se forman para realizar un proyecto, es sencillo, las herramientas actuales existentes en la red (y gratuitas) han mejorado las características de creación de los grupos de trabajo, aunque estén desperdigados por distintas partes del mundo, la distancia ya dejó de ser el gran problema, los problemas actuales son otros: la falta de delegación (extraño, ¿no?) y la falta de organización (esta no ha cambiado mucho).
Dependiendo del número de personas que formen un grupo y de las características del proyecto, hay que dejar claro desde un principio que debe haber una persona responsable del mismo... sí o sí. Y aunque resulte un poco molesto, es muy necesario. Antes de de cualquier paso, hay un valor que tenemos que tener en cuenta: Las Capacidades. 


CAPACIDADES.-
Cuando se forma un Grupo de Trabajo, la primera norma es definir las capacidades de cada miembro. Es de gran importancia que la persona se defina a sí misma considerando el grado de conocimiento, sus posibilidades y sus propios límites, y nunca llegando al engaño, que dañaría irremediablemente la consistencia del grupo, degenerando la relación entre el profesor (la empresa), el grupo (los trabajadores) y finalmente, los compañeros de clase (el cliente).


Como ocurriría en una gran empresa, lo único que se interpone entre un cliente y la dirección de una empresa, son los trabajadores, a raíz de esto se obtendrá un resultado que dará pie a la continuación de una relación. La capacitación (en todos los ámbitos) es primordial para el equilibrio.

FUNCIONES.-
Ya tenemos un organizador, que denominaremos Coordinador del proyecto (nada de jefe, director, delegado o cualquier otro calificativo de mando). El coordinador será el responsable de administrar las acciones del proyecto dentro del grupo, pero estando al mismo nivel de trabajo. Cada miembro tendrá un objetivo específico y deberá llevarlo a buen fin usando las herramientas que sean necesarias. Tened en cuenta que cuanto mejor sea la adaptación de cada miembro a un trabajo concreto, mejor será la calidad del mismo.

COOPERACIÓN.-
Cuando realizamos tareas en las que se involucren varias personas, requerimos la necesidad de una cooperación totalmente integrada, con la función de auto dirigirse usando los medios al alcance (normalmente proporcionados por la empresa) y proyectando necesidades y reglas destinadas a un fin común. Tened en cuenta que un Grupo de Trabajo es una concentración cooperativista dentro de una organización piramidal en la que desaparece la persona de dirección creando un grupo de equilibrio; un coordinador, para gestionar y un equipo, para desarrollar.

COORDINACIÓN.-
La dirección ideal se basa en la comprensión de las capacidades del personal a su cargo y de su respuesta ante posibles imprevistos. El problema aparece cuando hay demasiada gente para atender, lo ideal es delegar, de echo, generar departamentos es una buena opción, siempre que los departamentos sean unidades compactas dirigidas por un coordinador.
Como estamos viendo, el coordinador será el encargado de delegar tareas. Es cierto que en casos de grupos pequeños, de alumnos como es el caso, el coordinador suele ser el profesor, pero suponiendo que se trate de una taréa de grupo, el grupo tendrá que tener claro cual es la dirección y qué capacidad tendrá cada uno. Aún así, se necesita un coordinador, capaz de encajar todas las piezas de un proyecto, acudir a otras instancias (profesor) y presentar el proyecto (una vez finalizado).




CRITERIO.-
Actuar con criterio es importante, basar las relaciones en la búsqueda Tenemos que ofrecer una garantía de trabajo ordenado y eficiente y con una calidad insuperable. Para ello se debe invertir en opciones positivas e intentar solucionar cualquier desacuerdo que aparezca en la realización de un proyecto.

HERRAMIENTAS.-
El kit de la cuestión. Para llevar a cabo un proyecto hemos visto la importancia de tener un coordinador y miembros con tareas específicas y capacidades suficientes. Ahora, para mejorar la experiencia, podemos contar con alguna de las herramientas que la red pone a nuestra disposición:
Os recomendamos tres:

 FACEBOOK
Usar Facebook como espacio de trabajo no es una mala idea. Crear un Grupo a modo de Espacio de Trabajo o crear una página privada sólo para el proyecto son dos posibles opciones dentro de esta Red Social. Contáis con espacio en la red para compartir imágenes, o en la nube usando cualquier programa de almacenamiento disponible (Dropbox, Drive, MegaCloud,...) para compartir archivos.  
GOOGLE+
Ya hemos visto algunas de las herramientas (incluidas en esta Red Social) en la entrada Gmail. Creación - Gestión y Productividad. Opciones como las de videoconferencia integrada y compartir archivos y/o llamar por teléfono son las que necesitamos para gestionar nuestro grupo de trabajo.


HOJOKI
Como ya vimos en su día, se trata de una Red Social Colaborativa, en la que usando una serie de aplicaciones para compartir archivos, puedes crear espacios de trabajo para compartir, discutir y llevar a cabo proyectos. Es más profesional y más dirigida al tema del que estamos hablando.


Para todos los casos, es muy recomendable establecer un Espacio de Trabajo cerrado, por muy tentador que sea invitar a amigos o compañeros, establecer un circulo cerrado hasta finalizar todas las tareas es una manera de no perder el tiempo ni apartarnos de los objetivos reales.

Aquí lo dejamos por el momento, si tenéis algún interés especial en algún detalle concreto del uso de las redes mencionadas, consultárnoslo, cabe la posibilidad de que sea más interesante de lo que penséis en un principio y permita ayudar a otros amigos. Mientras tanto, iremos preparando algunas cosillas para que os sea más fácil definir cual de las tres os compensa más.

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domingo, 17 de febrero de 2013

Productividad: Gestionar mi tiempo o Gestionar mi energía

Siempre he considerado la gestión de tiempo un factor vital a la hora de plantear acciones dentro de diferentes ámbitos. Concebimos nuestro tiempo como algo insustituible y que fluye sin que nada pueda detenerlo, por lo que decidir como perderlo o usarlo puede generar cambios de humor que repercuten en la gestión del mismo. Tranquilos, no voy a extenderme sobre estudios ya realizados o artículos ya escritos, que hay un montón, sólo quiero repasar los puntos claves que definen el uso de nuestro tiempo, una forma de ver las cosas desde otros puntos de vista.


TENEMOS TODO EL TIEMPO DEL MUNDO, PERO NO SABEMOS DISPONER DE ÉL.

Situamos cada proceso cotidiano en una linea temporal y lo organizamos todo para que pueda ser llevado de forma ordenada y eficiente (ese es el plan). Este tipo de organización requiere de un factor adicional condicionante y que es el culpable de echar por tierra todos los esfuerzos por mantener en orden esas lineas temporales: la energía.

Hace unos meses, mientras buscaba información para una entrada, me topé con varios artículos relacionando ciertos factores (no tenían nada que ver los unos con los otros), pero hablaban de factores determinantes a la hora de gestionar nuestro tiempo, energías y capacidades varias para llevar a cabo una tarea, o varias, a lo largo de una jornada (o espacio temporal). Fueron puntos de vista interesantes que coincidían con ciertos criterios propios.

La clave de todo está en la organización (esto está claro), pero dicha organización requiere de factores intrínsecos y que no vemos como esenciales, o al menos, no directamente. Si disponemos en una linea temporal toda una organización de trabajos, más o menos paralelas, y le sumamos el factor de energía, más las constantes de distracción, la resultante es un curva de ineficacia que acaba repercutiendo en los resultados de nuestra gestión, por lo cual, la productividad decae. Tened en cuenta que cuando hablo de productividad, no me refiero a la que generamos con nuestro trabajo, me refiero a la productividad diaria, personal o laboral, que sin darnos cuenta, llevamos de la mano a lo largo de cada día.

Expongamos pues. Revisemos los siguientes conceptos:

Influencia y Prioridades

La influencia.
¿Qué influye en la productividad? Factores, y muchos, tantos como escusas queramos buscar. Sólo existe un resultado, pero para empezar, debemos considerar múltiples instancias que hay que ir resolviendo.



Constantes de Distracción
¿Qué nos distrae? Cualquier cosa. ¿Como podemos evitarlo? Bueno, básicamente evitar distracciones es muy complicado, sobre todo porque se necesita un nivel de abstracción muy grande, y cualquier cosa que revolotee a nuestro alrededor incluye un factor a la ecuación. Separemos los tres niveles de distracción:
  • Envolvente: Cualquier ruido o movimiento indirecto es motivo de distracción. La circulación de vehículos, golpes de una obra, música muy fuerte,...
  • Interno: Desorden, falta de material, documentación insuficiente,...
  • Externo: Alarmas, avisos, llamadas,...
¿Como resolvemos esto? En conjunto, debemos de deshacernos de todo aquello que produce distracción, empezando por ordenar tu espacio y tener a mano las herramientas y no hablamos de las básicas, sino de las necesarias, recopilar la información o saber donde conseguirla de forma inmediata, eliminar alarmas y avisos de redes sociales y teléfono. Parte de estas distracciones se denomina procrastinación, y aunque suene extraña, define el acto de sustituir tareas importantes por otras que lo son menos y más agradables. Una opción muy recomendable es el autoaislamiento, si no puedes disponer de un despacho, música ambiente o clásica escuchada con auriculares (para no ser tú el motivo de otras interrupciones) puede cerrar tu propio espacio.
¿Con qué aplicaciones podemos contar?
  • Música sin anuncios: Google Music o MegaCloud.
  • Restricción de Redes sociales y otras: Productivity Owl para Google Chrome.

Nivel de energía
Un valor del que no se habla muy a menudo en la gestión del tiempo y que hay que considerar. Debemos adaptarnos a nuestros ritmos circadianos, ajustando los horarios a los momentos en los que nuestra atención es más efectiva. Básicamente nos guiaríamos por nuestro reloj corporal, teniendo en cuenta que los momentos de máxima atención se encuentra antes del medio día y que si no se descansa después de comer (una hora más tarde, la atención decae excesivamente), es más lenta la recuperación de la atención.
¿Cómo resolvemos esto? Bueno, debemos establecer nuestros horarios de trabajo y nuestras pausas (controladas). Descansar en vital, tanto como trabajar. Lo ideal es definir turnos concretos para llevar a cabo cada tarea, todo esto suele parecer inútil al principio y da la sensación de ser una perdida de tiempo, pero este tipo de reparto de tareas y ajuste de ritmos, consigue establecer el marco perfecto para dar el siguiente paso.
¿Con qué aplicaciones podemos contar?


Gestión de tiempo

Para realizar un trabajo, debemos tener claro tres puntos esenciales:
  • La base: Conseguir todas las piezas necesarias.
  • El desarrollo: Unir las piezas.
  • La finalización: Ver el resultado de la unión.
¿Cómo resolvemos esto? Tal vez esto sea lo más complejo, no todas las tareas, proyectos o trabajos son iguales, no podemos definir soluciones o consejos concretos. Ten en cuenta la importancia de tener un guión, si me permitís el símil (y ya sé que voy a ser muy obvio con esto), imaginaos que es como en una película; tenemos actores (las piezas claves para definir el trabajo), tenemos escenarios (tu espacio equipado con lo necesario para realizar el trabajo), un director (tú, con la capacidad de dirigir el trabajo) y un guión (que define la disposición de cada actor en el escenario). Y claro está, todo esto enmarcado en un espacio temporal con sus limitaciones.
¿Con qué aplicaciones podemos contar?

Las Prioridades.
Como conseguimos dividir las prioridades. Buena pregunta. En un principio no pensaba incluir este concepto en esta entrada, pero resulta que tras escribir la primera parte me di cuenta de la importancia de diferenciar las prioridades a la hora de realizar un trabajo. Saber qué trabajos son más importantes es imprescindible, el como hacerlo, es lo difícil. Entre todas las cosas que encontré, la más interesante es la Matriz de Prioridades del Dr. Stephen Covey, (doctor por su doctorado en Administrador de Empresas). Cada uno puede crear su Matriz y organizar sus prioridades basándose en ciertos factores. Os muestro un ejemplo.

Matriz de Prioridades en Gestión de Tiempo
Asumir la importancia de un proyecto es el primer paso para resolverlo.


Una matriz muestra por columnas y lineas un conjunto de variables, en nuestro caso, las que definirán la importancia de lo que tenemos entre manos... Según el cuadrante donde entre el tipo de trabajo, tendremos que interpretar lo siguiente:
Cuadrante I.- Problemas que deben ser resueltos de forma crítica, sin demora alguna.
Cuadrante II.- Trabajos de prevención y que podemos planificar con tiempo y a corto plazo.
Cuadrante III.- Trabajos que delegaremos que aunque siendo urgentes, restringen nuestras capacidades. También son esos trabajos que podremos realizar a largo plazo o cuando tengamos espacios entre los relacionados en los cuadrantes I y II.
Cuadrante IV.- Aquellos "trabajos" que nos hacen perder el tiempo para otras cosas más importante. Evitarlos bajo cualquier contexto  También puedes encajarlos en tus ratos de descanso (revisar tus redes sociales, contestar mensajes personales,...).

De esta forma, situando los trabajos a realizar en los cuadrantes correspondientes, tendréis un guion para la realización de los trabajos o proyectos.

LO MÁS COMPLICADO DE TODO ES DEFINIR PRIORIDADES... Y ORGANIZARLAS.

- Si os interesa gestionar algún proyecto (máximo tres en la versión gratuita), os recomiendo "GroupCamp", que implementa todo un repertorio de productos para gestionar trabajos de forma eficiente.
- Si tenéis tiempo para leeros las entradas siguientes, seguramente encontréis los productos o se os ocurran formas más interesantes de usarlos, para gestionar trabajos:

Linkografía:
Mejora tu productividad, trátate como a un perro de Marilín Gonzalo en Bitelia
La Gestión del Tiempo de Luis Arimany en la Web de Luis Arimany.
Gestiona mejor tu energía, no tu tiempo de Francisco Moriones en Creandonegocios
Hacer cada cosa a su debido tiempo, rinde más en iProfesional.
Ideas para mejorar nuestra productividad en el trabajo de J.J. Velasco en Bitelia

Espero haber ayudaros en este tema un poco, o por lo menos, haber conseguido algo de atención y dejaros ideas para que las cumplimentéis con vuestras experiencias. Entended que no era mi intención dar la solución a la gestión de los trabajos, sino que vierais otros puntos de vista para poder desarrollarlos.

Tras este enfoque de productividad individual, he estado revisando algunas publicaciones antiguas y me he topado con una entrada sobre la concepción del grupo de trabajo escrita a mediados del 2008 bastante adaptable (y poco conformista). Estaba dirigida a la eliminación de la pirámide de mando (exclusiva) sobre un grupo de trabajo para dinamizar los resultados. Para seguir la linea de esta entrada, voy a actualizar la información y os la presentaré en la siguiente: Productividad: Gestionar un grupo de trabajo.

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domingo, 10 de febrero de 2013

Integración en la nube - Soluciones y Espacios

Los servicios de almacenamiento en la nube parecen estar multiplicándose. Y aunque existe una reticencia a mantener copias de los archivos privados en algún lugar de la red en alguna parte de este mundo y con el único control de una ventana virtual, se está expandiendo a una velocidad de vértigo.

Ya no se trata de mantener copias sincronizadas entre varios dispositivos, ya estamos entrando en el universo de las copias de seguridad, del soporte para páginas web, de almacenamiento de multimedia o de disco duro virtual para dispositivos de baja capacidad, como Tablets, Smartphones o Notebooks.


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DE UN VISTAZO, ¿QUE VAMOS A ENCONTRAR EN ESTA ENTRADA?
La integración de los distintos espacios de almacenamiento.
De cuanto espacio podemos disponer.
Comparando datos.
De qué espacios en la nube hemos hablado.
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La Integración.
El problema que estamos observando (y entrando en temas personales), es que al tener varios espacios en la nube se puede complicar la tarea de localizar ciertos archivos. Si trabajas con varias opciones de almacenamiento (hay quienes repartimos los archivos dependiendo si se tratan de trabajo, copias de seguridad, imágenes,...) puede resultar tedioso localizar lo deseado... a la primera. Para resolver esto, existen opciones interesantes de integración, que si bien algunas no han sido creadas para ello, pueden resultar muy útiles.

De cuanto espacio podemos disponer.
Entre tanta información se nos ocurrió prepararnos una tabla con la información básica que nos afectaba, buscamos entre nuestros suministradores de espacio en la red y fuimos marcando las opciones en las que teníamos coincidencia. Entre todos los espacios (tened en cuenta que no están todos, pero sí los más comunes, seguros y útiles que hemos podido encontrar) y sin contar con la capacidad extra que ofrecen por afiliación de amigos, tendríamos un total de 75,025 gigas sin contar con la capacidad de CloudApp, que por el momento se mantiene en el aire y es considerada como indefinida (pero con "límites", claro... hablamos de Apple, de todas formas, se agradecerían comentarios al respecto).

Comparando datos.
Claro está que no podemos comparar ZeroPC con Hojoki o Jolicloud, pero nos parece interesante la integración de cada uno con los almacenamientos en la nube. Tenemos que añadir que uno de los paquetes de integración que solíamos usar era Nexus, pero el 11 de diciembre de 2012, WatchDox informa que ha adquirido InstallFree. Aún no la hemos probado, pero veremos que tal, ya que se jactan del buen funcionamiento del nuevo sistema. Es por ello que no lo hemos añadido a la tabla.


ZeroPC: Como ya vimos en su día, compila en un sólo escritorio tus espacios en la nube convirtiéndolos en Discos Duros con opciones a transferir datos entre ellos, copiar, pegar, editar,... y todo usando la nube. Para ordenadores de sobremesa resulta interesante, para notebooks casi imprescindible, pero para dispositivos móviles más pequeños e inteligentes... distinto. Para Tablets y Smartphones, la aplicación se convierte en un directorio de archivos, muy rápido y fluido. El montante inicial de capacidad, teniendo en cuenta los datos de la tabla y sin contar con el espacio extra que te pueden ofrecer, hablaríamos de 44,025 gigas de espacio en la nube.
Hojoki: Una herramienta que engloba la idea de una Red Social con el sistema colaborativo de una empresa. Con capacidad de generar proyectos, compartir archivos, programar reuniones y eventos, y todo mezclado con la capacidad de trabajo en la nube. El montante inicial de capacidad, teniendo en cuenta los datos de la tabla y sin contar con el espacio extra que te pueden ofrecer, hablaríamos de 19,025 gigas de espacio en la nube. Esta herramienta admite CloudApp de Apple.
Podio: Otra herramienta colaborativa, limitada por la opción de pago a unos pocos "colaboradores" (hasta 10 por el momento - a la fecha de publicación de esta entrada). La curiosidad es que incluye a Ubuntu One como espacio en la nube, dando pie a trabajar con Linux. De igual manera que ocurre con Hojoki (no intento hacer comparaciones, pero es que ambos trabajan con la misma filosofía), creas un proyecto, invitas a los participantes y trabajas a tiempo con el planteamiento de una Red Social, en el que puedes compartir fotos, archivos y accesos directos trabajando íntegramente en la nube. El montante inicial de capacidad, teniendo en cuenta los datos de la tabla y sin contar con el espacio extra que te pueden ofrecer, hablaríamos de 29,025 gigas de espacio en la nube.
Jolicloud: Desde un ordenador de mesa, vemos un escritorio lleno de accesos directos que vamos incluyendo a modo de aplicaciones. Si lo usamos, nos llevan a la web de cada aplicación, pero visto desde un dispositivo móvil  la cosa cambia. En este aspecto, trabajar con Jolicloud para tener acceso a tus archivos almacenados en la nube... El montante inicial de capacidad, teniendo en cuenta los datos de la tabla y sin contar con el espacio extra que te pueden ofrecer, hablaríamos de 60,025 gigas de espacio en la nube. Esta herramienta admite CloudApp de Apple.
De qué espacios estamos hablando.
Ya hemos hablado de muchos de ellos, y básicamente, todos funcionan igual. A continuación, y por si te interesa, estos son los espacios con los que trabajamos:

No queremos hacer un agravio comparativo, las no mencionadas son de igual utilidad que el resto. Sería muy repetitivo exponerlas en una entrada cuando la funcionalidad no varía en ningún ápice.

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domingo, 3 de febrero de 2013

SugarSync - Un espacio selectivo en la nube

Podríamos pensar que es otro espacio más... y sí, lo sé  pero con una peculiaridad que no tienen los demás, y por ello nos ha llamado la atención. En un mes nos ha pasado dos veces, una con la entrada anterior y la otra, con SugarSync. El hecho de que hayamos tenido que cambiar varias publicaciones pendientes y dependientes de los espacios de almacenamiento en la nube es indicativo de su utilidad (por nuestra parte, claro), una vez veáis como funciona (si es que no lo conocéis ya), entenderéis porqué.

Lo que hace especial a SugarSync es la capacidad de enviar a un dispositivo propio un archivo sin que el resto de equipos compartidos carguen con él. A lo largo de esta entrada veremos el procedimiento y como hacerlo.

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DE UN VISTAZO, ¿QUE VAMOS A ENCONTRAR EN ESTA ENTRADA?
¿Donde encontramos SugarSync?
Instalación de SugarSync.
Configuración de SugarSync.
Archivos compartidos en SugarSync.
Dispositivos móviles en SugarSync.
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¿Donde encontramos SugarSync?
En su página web. Es compatible con WindowsMacLinux sistemas móviles.
Si no estás registrado, sólo tienes que pasarte por aquí.


Instalación de SugarSync.
Demos un repaso rápido a la instalación.
1.- Una vez descargado el programa de la Web, lo ejecutamos. Seleccionamos el idioma y pulsamos OK.
2.- Si ya te has registrado, pulsa Iniciar sesión y salta al paso 5, sino, pulsa el botón Registro y continua en el paso 3.
 3.- Introduce los datos para el registro y la creación de una nueva cuenta y pulsa Siguiente
Se inicia la instalación del programa, espera a que finalice.
Se inicia la creación de tu cuenta, espera a que finalice. Salta al paso 5.
Recuerda que tienes que verificar tu cuenta en la Web de SugarSync, para ello tendrás que pulsar el enlace que te enviarán al correo electrónico con el que te registraste.

4.- Si ya estás registrado, pulsaste Iniciar Sesión en el paso 2. Introduce tus datos de sesión en los campos correspondientes y pulsa Siguiente >.
Espera a que finalice el inicio de sesión.
5.- En la ventana de Registro, selecciona el plan deseado y pulsa Siguiente.
6.- Selecciona las carpetas que compartirás en SugarSync, si no existen las puedes crear pulsando Añadir más carpetas. Pulsa Siguiente > para continuar.
7.- Elige un nombre para el dispositivo y un icono para diferenciarlo. Pulsa Siguiente > para finalizar.

Como hemos visto, iniciar el programa es sencillo, y exactamente igual a otros programas. Pasemos a la siguente fase: la configuración de las carpetas compartidas.

Configuración de SugarSync.
Una vez tengamos el programa instalado, ya podremos compartir carpetas entre nuestros dispositivos. La idea es simple, una vez compartida ciertas carpetas en cada dispositivo, podrás elegir desde la ventana principal, con qué dispositivo o persona compartes tus datos. En el ejemplo de configuración que mostramos a continuación, vamos a usar la siguiente situación: hemos instalado el programa, pasos del 1 al 7 en un portátil, ahora nos situamos en un PC de sobremesa con el mismo programa instalado y con varias carpetas ya compartidas y sincronizadas.


8.- Como vimos en el punto 6, seleccionamos Escritorio para compartir, esto hace que en los equipos en que tengas SugarSync instalado, aparezca dicha carpeta. Pulsamos sobre Escritorio (lleva insertada la etiqueta Portatil para diferenciarla de otras carpetas similares, para insertar etiquetas, en el paso 9, pulsa Avanzado y Editar etiquetas).
9.- Para poder sincronizar con la carpeta Escritorio (Portatil), debemos pulsar sobre el botón Off, de esta manera activaremos la sincronización de la carpeta situada en el Dispositivo Móvil con este ordenador. 
10.- En la ventana Sincronizar carpeta con el ordenador, seleccionaremos en qué lugar de nuestro PC de sobremesa estarán los archivos que sincronizaremos con el PC portátil. Una vez seleccionado pulsar Añadir.
11.- En la ventana de Información ya tendremos en qué dispositivos está compartida la carpeta Escritorio.

Archivos compartidos en SugarSync (Resumiendo).
Como ya mencionamos al principio de esta entrada, lo que más nos gusta de SugarSync es la posibilidad de compartir con un dispositivo propio en vez de sincronizar una copia de un archivo en todas tus máquinas (ya hemos visto lo fácil que resulta la configuración en los puntos anteriores) y que conste que esto no es un defecto, pero compartir con dispositivos móviles específicos es un gran invento. En realidad, a este sistema lo podemos denominar de arquitectura inversa, en otros sistemas de almacenamiento en la nube, tú eliges en cada equipo destino qué carpetas se sincronizarán, en el caso de SugarSync, tú eliges desde el origen, a que dispositivo enviarás tal documento, foto o archivo sin cargar con el espacio "físico" al resto de máquinas.
Para empezar, tenemos que tener carpetas compartidas entre las unidades, la principal, la que se sincroniza sí o sí es la denominada Carpeta Mágica. Esta carpeta será común para todas las unidades.
Veamos un ejemplo gráfico en la versión 1.9.86, en ella podemos interpretar mejor la opción de compartir entre equipos.




En el ordenador local (Este Ordenador) tenemos tres carpetas, dos de ellas compartidas y una incluida en SugarSync, pero no compartida con otros equipos. En el PC de Casa (incluido en Otros Ordenadores) tenemos las mismas dos carpetas compartidas y una independiente.


En la versión más reciente, que por el momento es Beta (a fecha de la publicación de esta entrada), la cosa cambia (no es tan gráfico, aunque en esencia, es más liviano y se adapta mejor a las unidades portátiles). Tenemos una pantalla principal.






En esta ventana podemos elegir si ver todas las carpetas compartidas, las que se encuentran en un dispositivo específico o las creadas directamente en la nube.
Si elegimos una de las carpetas compartidas, la ventana cambia mostrando la información relativa a la carpeta seleccionada, tal y como vimos en el punto 11.


Como podéis observar, toda la información relativa a la sincronización se muestra de una sola sentada, lo que ayuda a elegir qué acción realizar; Abrir la carpeta, dejar de sincronizar, Compartir, Comprobar que equipos están sincronizados con la carpeta, Añadir o editar etiquetas, Excluir subcarpetas o Eliminar directamente de SugarSync.

Dispositivos móviles en SugarSync.
A pesar de que no es costumbre, me han dejado una tablet con Android para probar este programa. Pura curiosidad y comprobar que lo que dicen de SugarSync es cierto (que seguro que sí, pero somos como somos).


Instalamos el programa desde Google Play (como no podía ser de otra manera).
Accedemos a la aplicación y veremos la siguiente ventana. En ella vamos tres niveles: los accesos rápidos, las Carpetas de SugarSync y Mis Dispositivos. Todos ellos están bajo una misma cuenta.
Si seleccionamos uno dispositivo, obtendremos la ventana que mostrará las carpetas compartidas. A partir de aquí, podrás ver más carpetas y archivos compartidos seleccionando alguno de los directorios compartidos. Si deseas trabajar o ver alguno de los archivos compartidos, tendrás que descargarlo del servidor a través del programa. Este método evita que gigas de información vayan a tus dispositivos, sólo recibís el índice de contenidos en forma de vínculos.



Desde el punto de vista de un usuario, SugarSync es un sistema de almacenamiento en la nube con su "seudo" sistema de copias de seguridad, su sincronización de archivos, su recuperador de copias borradas y todos aquellos sus que hacen de todos los sistemas de almacenamientos iguales, pero... con un SU propio que merece la pena tener en cuenta, sobre todo cuando hablamos de dispositivos móviles como tabletas o teléfonos inteligentes. Esperamos que os haya sido útil la información.
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