domingo, 2 de diciembre de 2012

Google Contactos - Gestión y Productividad (III)

La idea de tener una lista de contactos accesible desde cualquier lugar y/o dispositivo era una idea utópica hasta hace unos años en los que muchos sistemas móviles (y más tardes los Smartphones, aunque en otra linea) comenzaron con los sistemas de sincronización y compatibilidad (con Outlook de Microsoft sobre todo). La primera copia de seguridad de mi teléfono móvil se convirtió en mi primer "conejillo de indias" con Google Contactos. Desde que ocurrió hasta ahora han pasado unos años, y he podido comprobar como ha ido mejorando la "infraestructura" de la herramienta... y ya no puedo dejar de usarlo.


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DE UN VISTAZO, ¿QUE VAMOS A ENCONTRAR EN ESTA ENTRADA?
Formato de la herramienta.
6 puntos que lo hacen interesante.
Añadir un contacto.
Crear un grupo.
Importar y exportar contactos.
Imprimir contactos.
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Para acceder a Google Contacts podemos usar uno de estos caminos:



6 puntos que deberías conocer y sacarle partido a Google Contactos.


1.- Contactos. La ficha de contactos es muy completa, permite desde fijar una foto del mismo, hasta generar relaciones personales o laborales con otros contactos, de manera que permite la búsqueda de información adicional en caso de no localizar a alguno. En mi caso, me funciona con empleados de distintas compañías con las que trabajamos.
2.- Organización. Importante aspecto, y simple. Recomendable insertar el campo "Empresa" en todos los contactos, incluso si se trata de familia, indicarlo en este campo, las búsqueda será más rápida. Para mantener en orden distintas áreas, crear Grupos resulta imprescindible, aunque se convierta en un acto redundante. Puede llegar el caso (mi caso) de tener más de cuatrocientos contactos, localizar uno en concreto por el área de trabajo me resulta harto sencillo. También tendrás a tus contactos separados por los círculos de amistades de Google+.
3.- Complementos. Por defecto, Google Contactos trae una serie de herramientas funcionales: Imprimir listas o grupos, Enviar un email directamente, realizar una llamada, filtrar conversaciones (correos y conversaciones chat) y chequear una dirección en Google Map.
4.- Compartir. Podemos importar o exportar contactos en un formato reconocible para otras aplicaciones. Existen opciones para compartir contactos con otros usuarios de una forma más directa, pero son de pago, también es verdad que tienen periodos de pruebas, si quieres probar alguno, te aconsejo Shared Groups, es bastante interesante, aunque tienes un plazo limitado antes de que deje de ser funcional (si no pagas, claro).
5.- Sincronizar. Como en todos los productos de Google, siempre y cuando uses tu cuenta, tendrás acceso a los datos de contactos. En cambio, dependiendo del dispositivo, tendréis que tener en cuenta ciertos programas intermedios para convertir los datos y/o transferirlos. Una forma muy extendida es usar MS Outlook como sistema de conversión. Debido a la dimensión del sistema de sincronización, os recomiendo que busquéis vuestro caso concreto en la red (empezando por el foro de google).
6.- Aplicaciones. Aplicaciones hay cientos, elegir una concreta puede ser complicado. Como ejemplo podemos nombrar a Hojoki, del cual ya hemos hablado en este blog. Un espacio de trabajo colaborativo que echa mano a tus contactos para facilitar la comunicación entre los participantes de un proyecto. También está RainMaker, un editor de contactos que te ayuda a completar los datos de estos usando tu cuenta de Facebook, Twitter y LinkedIn. Estamos en pleno proceso de pruebas, y por el momento gusta lo que estamos viendo.


Empecemos a trabajar con Google Contactos (desde cero) añadiendo nuestro primer contacto.

1. Desde nuestra cuenta de Gmail, seleccionamos en el menú extensible de la parte superior izquierda la opción Contactos.


2. En la nueva ventana seleccionamos Contacto nuevo.


Empezamos a rellenar la ficha de contacto con los datos necesarios. (En el ejemplo usamos los datos de contacto de Gestión de Tiempo). También podemos elegir una imagen o añadir notas entre las opciones por defecto.


3. Creamos otro contacto nuevo.


Pulsamos sobre el botón Añadir de la parte inferior y obtendremos una lista de los campos adicionales que podemos añadir a la fina de contacto.


Seleccionamos el campo relación, añadimos a otro contacto y seleccionamos el tipo de relación (tiene que ser en este orden), en el caso del ejemplo, elegimos Partner (socio). También hemos seleccionamos URL para añadir la dirección de Internet relativa al contacto, entre los tipos de URL, seleccionamos Blog. Cuanto más detalles añadamos, más información de contacto tendremos a la hora de intentar transmitir un mensaje un sujeto específico.



Un consejo a la hora de trabajar con muchos contactos: Crear Grupos. De esta forma puedes realizar búsquedas concretas, exportar contactos por grupo, imprimir contactos por grupo,... en definitiva, mejora la experiencia de edición de contactos.

4. Para crear un grupo nos situamos en la pantalla principal de Google Contactos. Seleccionáis un contacto y en la parte superior de la ventana aparecerá el icono de Grupos, pulsáis sobre él y seleccionáis Crear nuevo. Pulsáis Aceptar cuando terminéis.

Seleccionáis los contactos que queréis añadir al nuevo grupo y pulsáis sobre el icono Grupos (como se hizo anteriormente). Entre los grupos disponibles, seleccionáis el nuevo grupo y a continuación, pulsáis Aplicar.



Una de las opciones más interesantes dentro de esta herramienta, es la posibilidad de importar y exportar los contactos desde otros dispositivos o programas, lo que también permite crear copias de seguridad. También hay que tener claro, que exportar no es lo mismo que sincronizar, una vez sincronices tu cuenta de Google en otros dispositivos, obtendrás todos los datos incluidos en la cuenta, por lo que en este caso, no hay que preocuparse.

5. Para importar o exportar, tendremos que acceder al menú Más disponible en la parte superior de la ventana de Google Contactos.



Si seleccionamos Importar, se abrirá la ventana de Importar contactos en la que se nos pedirá un archivo en un formato concreto. Estos archivos los generas cuando realizas una exportación desde otro sistema. En este caso, tendréis que buscar la ayuda es esos casos concretos. Después de Seleccionar el archivo, pulsa Importar.


En el caso de seleccionar Exportar para enviar o guardar una copia de seguridad de tus contactos, se os abrirá la ventada de Exportar contactos. En ella podremos elegir si exportamos contactos concretos ya seleccionados, grupos específicos y directamente, a todos los contactos en el formato que más nos interese. Sólo quedaría pulsar Exportar para descargarte el archivo.



Una opción que nos ha parecido bastante interesante es la de imprimir contactos, no es muy común que imprimamos nada en papel, pero hemos tenido casos concretos (en la vida laboral) en la que hemos necesitado una lista en papel de una serie de contactos concretos.
6. Para imprimir, acudiremos al menú Más de nuevo y seleccionaremos Imprimir. La ventana de Imprimir contactos nos preguntará qué contactos queremos imprimir. Una vez seleccionado  pulsar el botón Imprimir.



Entradas anteriores de Gestión y Productividad (con Google):

Google Contactos es una herramienta productiva y eficaz a la hora de ponernos en contacto con nuestros amigos / familiares / clientes... nos permite añadir detalles concretos, enviar correos, realizar llamadas de teléfono, conferencias por vídeo  visitar páginas web, foros o blogs, ponernos en comunicación con otros contactos relacionados (compañeros de trabajo, familia,...) y todo dentro de la misma pantalla y accesible desde cualquier dispositivo dentro de tu cuenta de Google. 



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