domingo, 23 de diciembre de 2012

Gmail. Control - Gestión y Productividad (IV)

Ya hemos visto las herramientas que nos ofrece Gmail y las expectativas personales o laborales que podemos definir de ellas. La posibilidad de crear campos de trabajo on-line, de compartir documentos, pantallas, datos por escrito (mensajería directa y/o correo electrónico), realizar videoconferencias, incluso hacerlo todos a la vez.
Pasemos ahora a la parte de "tengo varias cuentas de correo electrónico y me gustaría unificarla, que no juntarlas". Esta acción es muy sencilla, pero aún así, vamos a ver los diferentes casos que nos podemos encontrar.

Con esta entrada, completamos la serie de Gmail - Gestión y Productividad:
A. Introducción y aspectos importantes para la gestión de los correos.
B. Creación de mensajes y uso de las peculiaridades de Gmail.
C. Control y acceso a distintas cuentas y la edición en conjunto de cada una de ellas.
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DE UN VISTAZO, ¿QUE VAMOS A ENCONTRAR EN ESTA ENTRADA?
Formato de la herramienta.
Todas mis cuentas. Los posibles escenarios.
Caso práctico y Pasos a seguir.
Trabajar con un cliente de correo electrónico.
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Para acceder a Gmail podemos usar uno de estos caminos:

  • Introduciendo la direccion web.
  • A través de una aplicación de acceso directo.
  • Usando una extensión (recuerda que existen varias y hay donde elegir).

  • Todas mis cuentas. Los posibles escenarios.
    Vamos a recrear algunos escenarios posibles a la hora de unificar el uso de nuestras cuentas de correo electrónico. Recalco que no se trata de convertirlas en una y olvidarnos del resto, la definición correcta es la de unificación, poder trabajar con cada una de ellas de forma independiente en la misma ventana y con las mismas acciones y herramientas o tomar el control de ellas en ventanas independiente, esta diferenciación es importante; al primer método la denominaremos Delegada, y a la segunda, Propietaria. En ambos casos, tú tienes el control de las funciones de envío y recepción.

    Supongamos un número de cuentas de la que somos propietarios, en este caso, lo veremos con 5, pero pueden ser 2, 20 o X, dependerá de las ganas de unificar que tengáis. Y por supuesto, tenemos nuestra cuenta principal.


    La idea es que desde la cuenta principal podáis controlar las otras, para ello, ésta:
    • Recibirá copias de correos.
    • Recibirá correos entrantes direccionados de otras cuentas y éstas quedarán vacías.
    • Mandará correos en nombre de tus otras cuentas.
    • Podrás acceder directamente a tus otras cuentas para enviar correos (sólo con cuentas Gmail).

    Caso práctico.
    Con las ideas puestas encima de la mesa, veamos, de forma práctica, como funciona.

    Tenemos:
    • 1 cuenta principal.
    • 1 secundaria (para temas de altas y publicidad).
    • 1 secundaria (contactos del blog).
    • 1 de hotmail (la de toda la vida).
    • 1 de Yahoo (de cuando los grupos se pusieron de moda).
    • 1 de MS Exchange (del trabajo).

    Queremos:
    1. Que las cuentas secundarias me envíen copia de los correos, poder enviar en su nombre (como cuentas Delegadas) y si es necesario, poder acceder a ellas para enviar correos (como Propietarias).
    2. Recibir todo el correo de mis cuentas de Hotmail y Yahoo y que no queden rastros en la bandeja (es decir, que redireccionen cualquier correo entrante) y poder enviar en su nombre si es necesario hacerlo (como cuentas Delegadas).
    3. Recibir una copia de los correos entrantes de la cuenta MS Exchange y si yo envío un correo usándola como cuenta Delegada, que dicho correo aparezca en Enviados de dicha cuenta.

    Cómo lo hacemos:
    Con lo explicado en el punto anterior, vamos a dividir en pasos las acciones que realizaremos hasta cumplimentar los tres puntos indicados. Estos pasos son:
    • Primer paso: Recibir copia de los correos desde otras cuenta de Gmail y elegir si borrar los originales o dejarlos.
    • Segundo paso: Enviar desde una cuenta (no es necesario que sean de Gmail) en nombre de otras.
    • Tercer paso: Acceder a otras cuentas propias de Gmail desde una sola sin necesidad de volver a introducir la clave.
    • Cuarto paso: Configurar cuentas no Gmail para reenviarnos los correos entrantes.
    • Quinto paso: Ajustes y filtros para usar Gmail en nombre de una cuenta MS Exchange. (OJO!, no hablamos de Google Buissnes ni configuración POP3/SMTP)

    Primer paso: Que las cuentas secundarias de Gmail, envíen una copia de los mensajes recibidos. En este proceso también puedes elegir si quieres que en la cuenta secundaria queden o no los mensajes.
    1.1.- Abrimos la ventana de configuración y seleccionamos la pestaña Reenvío y correo POP/IMAP. En el apartado Reenvío, pulsar Añadir una dirección de reenvío.


     1.2.- Introducimos el correo hacia donde se dirigirán todos los mensajes entrantes (la cuenta de correo Principal). Pulsamos Siguiente.
    1.3.- Comprobamos que la cuenta es la correcta y confirmamos pulsando Continuar.
     1.4.- Pulsamos Aceptar, para salir de la ventana informativa.
    1.5.- Volvemos a la ventana de Configuración. En el apartado Reenvío tenemos un nuevo campo en el que introduciremos el código de verificación que ha sido enviado (a la cuenta Principal). Pulsamos Verificar.
    1.6.- Activamos la opción Reenviar una copia del correo entrante a y seleccionamos qué queremos que pase con los mensajes en el origen. Aquí tendrás que ver si deseas conservar una copia en el correo o eliminarla. 


    Segundo paso: Habilitar el envío en nombre de las cuentas secundarias de Gmail.
    2.1.- Abrimos la ventana de configuración y seleccionamos la pestaña Cuentas.En el apartado Enviar mensaje como, seleccionamos Añadir otra dirección de correo tuya.

    Gmail. Añadir otra cuenta tuya.

    2.2.- En el campo Nombre escribimos como identificaremos la cuenta e introducimos la dirección de correo electrónico que queremos añadir en el siguiente campo. A continuación, pulsamos Siguente paso >>.
    Gmail. Añadir otra dirección de correo electrónico propia.
    2.3.- Dejamos marcada la opción Enviar mediante Correo de y pulsamos Paso siguiente >>.
    Gmail. Añadir otra dirección de correo electrónico.
    2.4.- Para confirmar que se trata de tu cuenta, Gmail verificará que la cuenta es de tu propiedad, para hacer esto pulsar Enviar verificación. En ese momento, recibirás en la cuenta que deseas añadir un correo con un código de verificación.
    Gmail. Añadir otra dirección de correo electrónico propia.
    2.5.- En la nueva ventana introducís el código de verificación y pulsáis Verificar para completar el proceso.
    Gmail. Añadir otro dirección de correo electrónico.
    2.6.- De vuelta en la ventana de configuración, podréis comprobar en Cuentas, que en el apartado de Enviar mensaje como: ya os aparece la nueva dirección. Tenéis que elegir si responderéis con la dirección de la nueva cuenta o lo haréis con la principal.
    Gmail. Ventana de configuración. Cuentas.

    A partir de este momento, cada vez que pulséis Enviar, podréis seleccionar la dirección desde la cual enviareis el correo.



    Tercer Paso: Acceder a las cuentas secundarias desde la Principal. Esta acción abrirá nuevas ventanas con las  cuentas secundarias de Gmail completamente operativas. Podrás entrar en configuración y modificarla. No requerirá de clave de acceso, ya que concedes el permiso desde el principio.
    3.1.- Desde la pantalla inicial de Gmail y desde tu cuenta Principal, pulsar sobre tu nombre de cuenta o sobre el icono. En la nueva ventana que se expande, pulsa sobre Añadir cuenta.
    3.2.- En la nueva ventana, selecciona el icono de Gmail o introduce directamente la dirección en el campo indicado. En este ejemplo hemos pulsado sobre el icono.
    3.3.- Introducimos los datos de la cuenta secundaria y pulsa Iniciar sesión. Con esta acción se nos abrirá una nueva pestaña (o ventana, según lo tengáis configurado) con la cuenta indicada. Cerráis la ventana de esta última si no la vais a usar por el momento.
    3.4.- Desde la cuenta Principal, volvéis a pulsar sobre el nombre de usuario o el icono (cómo se hizo anteriormente en el punto 3.1) y podréis observar que la nueva cuenta está en la lista y si pulsáis sobre ella, se os abrirá el correo de dicha cuenta.

    Esta acción la podemos repetir con tantas cuentas queramos de Gmail.

    Cuarto paso: Reenviar correos desde otras cuentas a Gmail. Básicamente, con esto no hay problemas, en el ejemplo planteado en esta entrada hablamos de dos cuentas en dos servidores conocidos, y en ambos casos, la configuración del reenvío es muy simple.
    Hotmail.- Entrar en Opciones y seleccionar Reenviar correo electrónico. Activáis la opción Reenviar correo electrónico a otra cuenta de correo electrónico e introducís la dirección hacia donde irán todos los correos entrantes. Para no dejar mensajes entrantes en la cuenta, no activéis Guardar un copia de los mensajes reenviados en la bandeja de entrada de Hotmail.




    Yahoo.- Entrar en Opciones, seleccionar Acceso POP y reenvío. Activar Reenviar Yahoo! Mail a otra direccion de correo e introducir la dirección hacia donde irán los correos entrantes. Pulsar Guardar para finalizar el proceso.


    Tened en cuenta que dependiendo del portal que ofrece el servicio de correo electrónico puede variar la forma de acceder a la opción de Reenvío, para ello, acude a la ayuda del mismo o al FAQ si lo tienen disponible.


    Hemos mencionado que no usaremos la opción de POP3 en la lectura de los correos, lo hemos hecho a través del reenvío. El motivo es que hemos ido a lo simple, ciertamente, a través de POP3 trabajaríamos del mismo modo, realizando una "adquisición del correo y marcando que no queden copias. Dependerá de como controléis el tema de configuración. De todas formas, si queréis tener más información, podéis acudir a Google, ya que tiene una ayuda específica para este tema.

    Quinto paso: Ajustar parámetros y filtros para usar la cuenta de MS Exchange desde Gmail sin el modo Google Business. En cierto modo, se trata de delegar la cuenta de MS Exchange para poder enviar mensajes desde nuestra cuenta principal de Gmail. Es una forma un poco "ruda" de hacerlo, pero llevo varios años con una configuración que me ha permitido recibir y enviar desde Gmail como si se tratara directamente de la cuenta de MS Exchange.
    5.1.- Delegar tu cuenta de MS Exchange. Proceder como en el Segundo paso añadiendo la nueva dirección.
    5.2.- Crear una Regla en MS Exchange para recibir los correos entrantes. Para ellos abrís MS Outlook (no importa la versión, aunque en los casos probados, se ha trabajado con las versiones 2003 y 2007). Pulsáis Reglas y alertas dentro del menú Herramientas. Seleccionáis Nueva regla...


    5.3.- En la lista de plantillas, seleccionáis Comprobar los mensajes cuando lleguen y pulsáis Siguiente >.

    5.4.- En el listado de condiciones, no seleccionamos ninguna. De esta manera, todos los mensajes pasarán la regla. Pulsar Siguiente >.


    Pulsáis en la ventana de aviso, para confirmar lo indicado anteriormente.


    5.5.- En la lista de acciones, activamos reenviarlo a personas o lista de distribución.

    Y a continuación, pulsamos sobre personas o lista de distribución en el cuadro inferior de la pantalla para abrir la ventana de dirección. En el campo Para -> introducimos la dirección de la cuenta principal. Pulsar Aceptar cuando terminéis.

    Comprobar que la dirección aparece en el cuando inferior después de reenviarlo a ...
     5.6.- En el listado de excepciones no activar ninguna opción. Pulsar Siguiente >.
     5.7.- Para finalizar, identificar la regla con un nombre y comprobar que está marcada la opción Activar esta regla. Pulsar Finalizar para cerrar el asistente.
     5.8.- Pulsar Nueva regla... para crear la regla que situará los mensajes enviados desde tu cuenta Principal en la bandeja de enviados de MS Exchange.
    Recordad que a partir de ahora, cada vez que os llegue un mensaje a la cuenta de MS Exchange, tendréis una copia en vuestra cuenta principal.
    5.9.- En la lista de plantillas, seleccionáis Comprobar los mensajes cuando lleguen y pulsáis Siguiente >.
    5.10.- En la lista de condiciones, activáis de personas o lista de distribución.
    Y a continuación, pulsamos sobre personas o lista de distribución en el cuadro inferior de la pantalla para abrir la ventana de dirección. En el campo De -> introducimos la dirección de la cuenta principal. Pulsar Aceptar cuando terminéis.
    Comprobar que la dirección aparece en el cuando inferior después de de ... 
     5.11.- En la lista de acciones, activamos mover a la carpeta especificada.

    Y a continuación, pulsamos sobre especificada en el cuadro inferior de la pantalla para abrir la ventana de carpetas de MS Exchange. Buscar la carpeta Enviados (o Sent Items) y la seleccionáis. Pulsáis Aceptar.

    5.12.- En el listado de excepciones no activar ninguna opción. Pulsar Siguiente >.

    5.13.- Para finalizar, identificar la regla con un nombre y comprobar que está marcada la opción Activar esta regla. Pulsar Finalizar para cerrar el asistente.
    5.14.- Ya tienes listas las reglas para trabajar desde tu cuenta Principal. Pulsa Aceptar para salir.

    5.15.- Ahora nos vamos a los filtros de nuestra cuenta principal en Gmail para configurar qué hacer cuando enviamos correos en nombre de la cuenta de MS Exchange. La creamos como dirección de reenvío, tal y como se explica en el Paso 1 (recuerda que la dirección de reenvío que tenéis que añadir es la de la cuenta MS Exchange). 
    5.16.- A continuación creamos un filtro para remitir los correos enviados desde la cuenta Principal a la cuenta de MS Exchange (este proceso se hace para hacer efectiva la regla creada entre los puntos 5.9 y 5.13).
    5.17.- Abrimos la ventana de configuración de la cuenta Principal y seleccionamos la pestaña Filtros.
     5.18.- En el campo De escribimos la dirección de nuestra cuenta de MS Exchange. Pulsamos Continuar >.
     5.19.- Marcamos Reenviarlo a y seleccionamos la dirección que se ha creado según la indicación del punto 5.15. Pulsamos Actualizar filtro para cerrar la ventana.
    Resumiendo este último paso:
    • Todos los correos que lleguen a MS Exchange serán reenviados a la cuenta Principal.
    • Podrás contestar correos desde la cuenta Principal en nombre de MS Exchange.
    • Todos los correos enviados desde la cuenta Principal en nombre de tu cuenta de MS Exchange pasarán a la carpeta de enviados de esta última.

    Trabajar con un cliente de correo electrónico.
    Para finalizar, un apunte con respecto a trabajar desde el escritorio de nuestro ordenador con un programa de cliente de correo electrónico. Además de todos los pasos seguidos anteriormente, podéis usar un cliente para trabajar en modo local y descargar todos los mensajes, trabajar fuera de línea, preparar plantillas y todos los procesos típicos de un cliente local.

    Si queréis usar uno configurando vuestra cuente Principal (de Gmail), os recomiendo que os paséis por la ayuda de Google.



    Este sistema concreto, lo llevo usando desde hace años, y hasta el momento no me ha dado problemas. Espero que toda la información aquí indicada os sirva de ayuda en algún momento, y si tenéis dudas... ya sabéis por donde andamos.
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