domingo, 16 de diciembre de 2012

Gmail. Creación - Gestión y Productividad (IV)

Gmail. Crear comunicación
Es cierto que el uso del correo electrónico está disminuyendo, incluso podríamos decir que se está arrinconando a un medio más profesional. En mi caso, el 90% de lo que pasa por mi bandeja de entrada es trabajo, y el 9% publicidad, dejando relegado a un dimensionado 1% a lo personal. Tal vez por ello, se haya reconsiderado la definición del Correo Electrónico, y en vez de recargar los servicios, la mejor idea haya sido la de aligerarlos y completarlos con otros métodos de comunicación. De esto, vamos a hablar ahora.

Cuando usamos nuestro correo electrónico, lo hacemos más en el ámbito laboral que en el personal, como ya hemos mencionado, para nuestros asuntos estamos acudiendo más a la redes sociales y a la mensajería directa, si bien, a nivel personal nos basta con enviar comentarios y algún adjunto, a nivel profesional tendríamos que situarnos en unos niveles más diferenciados. En realidad, no vamos a separar ambos casos, pero las suposiciones la realizaremos con las máximas expectativas, encuadre donde encuadre.

Como ya indicamos anteriormente, vamos a tratar este tema en tres partes:
A. Introducción y aspectos importantes para la gestión de los correos.
B. Creación de mensajes y uso de las peculiaridades de Gmail.
C. Control y acceso a distintas cuentas y la edición en conjunto de cada una de ellas.

_________________________________________________________________________
DE UN VISTAZO, ¿QUE VAMOS A ENCONTRAR EN ESTA ENTRADA?
Formato de la herramienta.
Antes de empezar a usar Gmail.
Dinámica y Funcionalidades.
Crear un mensaje de correo electrónico.
Entablar una conversación.
Realizar una videoconferencia.
_________________________________________________________________________

Para acceder a Gmail podemos usar uno de estos caminos:


  • Introduciendo la direccion web.
  • A través de una aplicación de acceso directo.
  • Usando una extensión (recuerda que existen varias y hay donde elegir).

  • Antes de empezar a usar Gmail.
    Antes de empezar, deberíamos tener en cuenta algunos detalles sobre la presentación de nuestros correos y la información que queremos transmitir con ellos, a parte del contenido por el que se ha escrito. Hay dos valores que nadie suele tener en cuenta, y que mejoran la calidad y las buenas prácticas: Organización de los contactos y firma.
    Contactos: Es un detalle a tener en cuenta,  puede que pase desapercibido, y puede que no. Organizar tus contactos es fundamental, tener la información necesaria del destinatario para enviar un correo electrónico es imprescindible (desde luego), pero el cómo se presente en pantalla es importante, sobre todo si el receptor no es habitual en nuestro círculo. Recordad, Nombre y Apellidos cuando se trate de personas, Empresa y Departamento, cuando sea un departamento específico (atención al cliente por ejemplo) . Ver entrada sobre Google Contacts.
    Firma: Podéis crear una firma sencilla desde la ventana de configuración de Gmail, o usando WiseStamp. En ambos casos es muy importante que defináis qué información queréis transmitir (nombre, modo y/o método de contacto, noticias, últimos comentarios de redes sociales,...) e intentar no saturar o desperdigar demasiado los datos, ya que si excedes el contenido, es posible que el destinatario no acabe leyéndolo todo.
    Ambos, deben estar definidos antes de escribir el mensaje. Ya os digo que esto es un recomendación.

    Dinámica y Funcionalidades.
    Es fácil relacionar Gmail con Correo Electrónico y quedarse ahí (tan pancho). Bien, Gmail, a estas alturas es sinónimo de comunicación escrita y esta idea la tenemos que cambiar. Dentro de la comunicación con Gmail, tenemos varias modalidades, mientras podríamos considerar el correo electrónico como una modalidad pasiva, Gmail ofrece varias opciones totalmente activas (o dinámicas).

    Funcionalidades de Gmail


    Desde Gmail tenemos tres opciones de comunicación con todo tipo de funcionalidades:
    1.- Correo Electrónico. Servicio de correos en toda regla en el que podemos:
    • Adjuntar archivos.- Permite adjuntar la mayoría de los tipo de archivos, recordad que los .exe no son aceptados como archivo adjunto por seguridad. El tamaño total (en la suma de uno o más archivos) permitido es de 25 megas, pero según una nota de Google, a cada archivo enviado se le añade una codificación de seguridad que puede aumentar en tamaño más aún.
    • Adjuntar desde Drive.- Permite adjuntar archivos desde el directorio de Google Drive (dentro de tu propia cuenta, claro está).
    • Insertar fotos.- Funcionalidad necesaria en todo servicio de correo electrónico que se precie después de la de adjuntar archivos. No hay una regla específica para los tamaños, por lo que suponemos que la inserción total no debería superar los 25 megas indicados anteriormente.
    • Insertar enlaces.- Una herramienta que ayuda a insertar un enlace sobre una palabra o palabras concretas sin necesidad de que aparezca completo en el cuerpo del mensaje. También sirve para vincular hacia un correo electrónico.
    • Generar eventos.- Permite generar un evento de calendario e insertarlo en un correo electrónico. Cuando se está generando el evento, te permite ver si en la fecha y hora indicadas ya estabas ocupado con otro. Por supuesto hablamos de Google Calendar.
    2.- Mensajería directa. Google Talk es la herramienta de mensajería directa de Google, a través de ella, puedes realizar varias acciones sobre un contacto en concreto:
    • Mandarle un correo.- Usando el cliente de Gmail.
    • Realizar una llamada telefónica.- Si posees su número de teléfono. Esta acción se realiza a través de Google Contacts.
    • Abrir una sesión con Hangout.- Sesión de vídeo conferencia.
    3.- Hangout. La posibilidad de conectar con otros usuarios a través de vídeo conferencia no es nueva, aunque sí la manera de tratar los modos. Cuando usas Hangout no sólo activas una videoconferencia, activas una serie de herramientas que te permiten compartir elementos tan curiosos como juegos, historias, diagramas,... y todo trabajando a tiempo real. Desde Hangout podemos, entre otras cosas:
    • Invitar.- Puedes invitar hasta 9 contactos.
    • Mensajería directa.- Mientras estáis conectados, podéis escribir para incluir accesos a sitios web o nombres o claves,...
    • Compartir pantalla.- O bien deseas mostrar una pantalla específica de las que tengáis abierta (esta idea es genial) para mostrar algún detalle concreto, o bien, si requerís soporte de un amigo o amigos, esta opción es muy interesante.
    • Google Art Project.- Una de las aplicaciones que ofrece Google. No es un requerimiento, viene por defecto y podéis eliminarla de las aplicaciones en cuanto os plazca. Se trata de un proyecto sobre museos y que permite compartir obras de arte localizadas en estos.
    • Google Effects.- Otra aplicación por defecto que podéis eliminar de la lista. Os permite generar efectos de sonido o imagen... ameniza las vídeo conferencias (personales, supongo).
    • Google Drive.- Permite generar documentos en Google Drive con el aliciente de que los cambios son a tiempo real (esto no es exclusivo en el modo Hangout, si compartes un archivo en Google Drive, por ejemplo, un archivo de texto, todo lo que escribas o modifiques, lo verán los otros usuarios en el mismo instante en el que lo hagas).

    Crear un mensaje.
    A fecha de esta entrada, Google ha introducido cambios en el modo de redactar los mensajes, dando la opción de elegir el Modo Clásico, o el actual. Vamos a trabajar con el segundo.

    El asunto es harto sencillo, por lo que no vamos a extendernos mucho, pero sí vamos a puntualizar los pasos principales, para que sirvan de referencia.

    1.- En la pantalla principal de Gmail, pulsar Redactar.


    La ventana para crear el nuevo mensaje se abrirá.

    Nueva ventana para redactar un mensaje nuevo

    Como podéis comprobar, simpleza no le falta, y es que se han esmerado en que esta pantalla sea flotante (para esto, pulsar el icono con una flecha inclinada en la parte superior derecha de la nueva ventana) de esta manera podéis moveros entre ventanas por si necesitáis consultar información externa, revisar otros correos y usar copiar/pegar para completar la redacción del mensaje.
    El uso de las herramientas no tiene dificultad, adjuntar o insertar es fácil, aunque como novedad, nos encontramos con la opción de enviar un evento (de Google Calendar) a los destinatarios, en esto nos paramos un momento.

    2.- Pulsamos sobre el icono Insertar invitación.

    Insertar una invitación

    Con lo que se nos abrirá una ventana con el formulario del evento. En el caso de tener eventos programados en tu calendario, aparecerán marcados, de esta manera no pisarás otros creados. Pulsar Insertar invitación una vez hayas finalizado la edición.

    Gmail - Ventana de Invitación. Google Calendar.

    Cuando ya tengamos el correo preparado, sólo tendremos que pulsar Enviar.

    Correo electrónico con evento de Google Calendar insertado


    Entablar una conversación.
    Desde hace años, en el que hubo una explosión en el uso de los programas de mensajería directa, desde MSN Messenger hasta Google Talk, que básicamente han sido las dos dominantes (conozco la existencia de otros programas, pero para este caso situamos ambos en el origen y en el actual). La lucha constante para alcanzar el existo ha sido el caldo de cultivo para nuevas experiencias transformando ambos en verdaderas herramientas útiles. MSN Messenger ha cambiado a Skype y Google Talk... ha mejorado sus opciones de integración. En funcionalidad están equilibrados en ambos programas.

    Echemos un ojo al chat... desde cero.
    3.- En la parte inferior izquierda se encuentra el botón que activa y desactiva la pantalla del chat. Lo activamos pulsando sobre él (si volvemos a pulsar lo desactivaríamos).

    Google Talk. Icono de mensajería directa de Google.

    Una vez activado, se muestra de la siguiente manera (simple).

    Google Talk. Venana inicial de la Mensajería Directa de Google
    Para añadir un contacto pulsamos sobre el indicador de estado para expandir el submenú. Seleccionamos Añadir contacto.

    Google Talk. Mensajería Directa. Añadir contacto.

    En la ventana de invitaciones, podréis indicar una o varias direcciones. Cuando terminéis, pulsar Enviar invitaciones.

    Google Talk. Invitar al chat.

    Cuando tus "invitados" acepten la petición, sólo tendrás que situarte sobre quien quieras establecer un contacto y se expandirá la ficha del mismo 

    Ficha de Contacto. Google Talk. Mensajería directa de Google.

    En la ficha podemos encontrar lo siguiente:
    • Información del contacto.- Abre la ventana de Google Contactos para mostrar todos los datos sobre el contacto seleccionado.
    • Mensajes.- Filtrará todos los mensajes de chat que hayas mantenido con ese contacto.
    • Iniciar un hangout.- Iniciar una videoconferencia.
    • Chatear con este contacto.- Iniciará la ventana de mensajería directa para conversar.
    • Enviar un correo electrónico a este contacto.- Iniciará la ventana de envío de Mensaje Nuevo.
    • Llamar a este contacto.- Inicia una llamada telefónica de forma directa (esta llamada se realiza a través del Google Talk si el contacto está disponible en ese momento, de otra forma iniciará la ventana de llamada telefónica (recuerda que para esto debes tener saldo en tu cuenta de Google).

    Realizar una videoconferencia.
    Una opción interesante, divertida y bastante útil dependiendo del ámbito en el que os queráis mover. Ya habéis visto las formas de acceder a hangout, básicamente, sólo tenéis que encontrar este símbolo cuando os mováis entre las herramientas de Google que ya hemos visto.

    Icono de Hangout

    Ya sea en la pantalla principal, en el chat, en contactos, pulsando sobre él, abriréis la ventana de hangout directamente. Ciertamente, el programa principal se encuentra en Google+, si abres la aplicación desde el chat sin tener asociada una cuenta en Google+, saldrá un mensaje indicando que te actualices. Esto se debe a que los contactos que aparecerán en la lista para las conexiones, provienen de los círculos de amistades de Google+.


    Con la cuenta asociada, Hangout se nos presentará un poco más informativo. Podremos elegir si contactar con nuestras amistades en la pestaña Contactos, o usar el Teléfono para activar una videoconferencia. Recuerda que Hangout permite la conexión múltiple de usuarios (10 en total) con lo que esta opción es muy válida para reuniones de trabajo y con la posibilidad de compartir ventanas específicas, con lo que las presentaciones de proyectos, o realización de cursos on-line mejoran de manera exponencial.


    Os aconsejo que os paséis por la web explicativa de Google sobre el uso de Hangout, ya que os resolverá dudas más "profundas" y os mostrará las formas de destinar el uso de esta aplicación.

    Como podéis comprobar (si es que habéis sido capaces de llegar aquí, espero que sí, y no haberme pasado de rosca y haberos aburrido... mucho), el concepto de comunicación está cambiando muy rápido, tan pronto aparecen noticias de nuevos sistemas, como de la mejora de otros ya creados. Si aceptáis un consejillo (o dos, mejor), elegid el que menos problemas os de y mejore la capacidad de desarrollo, y no centraros en un sólo sistema, no hay nada mejor que comparar opciones.

      ________________________________________________________[sígueme en Twitter... si quieres]