domingo, 9 de diciembre de 2012

Gmail. Introducción - Gestión y Productividad (IV)

Gmail se ha convertido en un gran cliente de correo electrónico. Ha simplificado las operaciones y ofrece una gran cantidad de herramientas que pueden hacernos las cosas más sencillas a la hora de administrarnos. Permite la conexión con servicios de escritorio en modo POP o IMAP y su uso en tabletas y/o teléfonos inteligentes se torna sumamente sencillo.

Mientras buscaba información adicional para esta entrada, me he encontrado con varios títulos (blogs) muy interesantes sobre "administración de varias cuentas de correo", "como gestionar Gmail y no morir en el intento" o "cómo gestionar con eficiencia tu o tus cuentas". La verdad es que con tanta información rodando por la red, me he encontrado en una situación complicada a la hora de plantear esta entrada. Como es natural, todas las entradas que escribo las baso en experiencias personales, lo que me ayuda en gran medida a saber de qué estoy hablando, en este caso, Gmail es mi cliente de correos desde 2005 (aún me quedan algún correo de esa época en la cuenta) y mi experiencia es diaria.

Vamos a tratar este tema en tres partes:
A. Introducción y aspectos importantes para la gestión de los correos.
B. Creación de mensajes y uso de las peculiaridades de Gmail.
C. Control y acceso a distintas cuentas y la edición en conjunto de cada una de ellas.

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DE UN VISTAZO, ¿QUE VAMOS A ENCONTRAR EN ESTA ENTRADA?
Formato de la herramienta.
Sugerencias.
6 puntos que lo hacen interesante.
Qué vemos cuando abrimos Gmail.
La importancia de las etiquetas y los filtros.
Distribuir el correo.
Nivel de importancia.
Archivado.
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Para acceder a Gmail podemos usar uno de estos caminos:
Sugerencias.
Antes de empezar a revisar lo que tanto nos gusta de Gmail, os hago una sugerencia. Tal vez muchos de vosotros lo hagáis de forma predeterminada, pero no está demás comentarla. La idea primordial de enfocar una cuenta de correo electrónico, es el uso que se le va a dar. Tener varias cuentas no sirve de nada si no mantienes una distribución clara de su contenido. El ideal sería el mantenimiento de tres cuentas como mínimo:
  • Personal
  • Laboral
  • Promocional
Debido a factores externos, sobre todo del factor "tengo prisa ya lo arreglaré luego", resulta complicado llevar una regla y unas condiciones de uso de cada cuenta y hacia donde dirigirlas, pero tenemos que entender que la distribución de información es uno de esos pilares básicos de la organización, el problema surge en la tediosidad de mantener puntos dispersos, por eso, la solución de Gmail me convenció desde el principio:

Mantener varias cuentas desde una cuenta principal, aunque no sean de Gmail.



Esta forma de trabajar la denomino anidamiento, y aunque se trate de un concepto más cercano a la programación, podemos considerarla como una descripción acertada (si tuviera que elegir un sinónimo de Gmail, éste precisamente, se me pasaría por la cabeza). Este sistema de trabajo permite aunar varias cuentas en una con todos los permisos para administrar las acciones de recepción, respuesta, archivado, etiquetado,... desde la cuenta principal. Esta acción es ideal para cuentas comunes: atención al cliente, soporte técnico, recursos humanos,... en las que reciben varios la misma información, y uno, en nombre de la cuenta común, puede contestar.


Que tiene Gmail que nos convence:





1.- Carpetas. Son "áreas" por defecto de Gmail. La principal es la Bandeja de entrada. Son las mismas que te puedes encontrar en otros clientes de correo electrónico (enviados, borradores, papelera, ...). Una de las más destacadas de los últimos cambios de Gmail (a fecha de la publicación de esta entrada), es la de Círculos, basada en tus círculos de conocidos de Google+. Si eres asiduo a esta red social, pulsando sobre esta carpeta tendrás los correos electrónicos (de tu cuenta de Gmail) de dichos conocidos.
2.- Organización. La forma de poner cada cosa en su sitio dentro de Gmail:
  • Etiquetas.- Diferenciar los correos entrantes por etiquetas (de colores) ayuda a visualizar mejor el destino que se le va a dar, y esto, ayuda a ganar tiempo.
  • Archivado.- Usando las etiquetas creadas, puedes archivar correos y hacerlos desaparecer de la bandeja de entrada, de modo que puedas organizar mejor temas, asunto familiares o laborales,... y dejar vía libre a los nuevos. Si archivas un correo fuera de una etiqueta, tendrás acceso a él desde la carpeta Todos.
  • Filtros.- Indispensable. Directamente automatizas la entrada de correos por diferentes factores, puedes dirigir a todos los familiares o amigos a una carpeta específica, o etiquetarlos para reconocerlos más rápido.
  • Estrellas.- Símbolos identificativos que puedes agregar para añadir un nivel de importancia a ciertos correos. Resulta muy útil si quieres marcar correos para una respuesta rápida, consulta o simplemente recordar que era un correo de mayor importancia. Puedes filtrar los correos con estrellas usando la opción Destacados.

3.- Soporte. A la hora de contactar con el destinatario o generar una tarea, necesitamos un soporte adicional, por defecto, hay dos dentro de las opciones de Gmail: 
  • Contactos.- La integración de Google Contactos es total. A la hora de escribir un correo electrónico, los campos Para, CC y CCO, se basan íntegramente en la información registrada en dicha herramienta.
  • Tareas.- Crear tareas a través de Gmail puede ser interesante si está acostumbrado a usarlas de forma cotidiana. Google Tareas es otro producto integrado en Gmail.
4.- Comunicación. Google pone a nuestra disposición varias herramientas para "enlazar" con nuestros contactos usando como nexo Gmail:
  • Llamar.- Herramienta que te permite llamar por teléfono a los números que aparezcan un en correo electrónico. Esta función se extiende a Google Contactos y se realiza previo pago en tu cuenta de Google. Dentro de esta última característica, puede resultar interesante a la hora de contactar con compañeros/clientes de forma rápida, el control de costes es transparente y puedes ajustar avisos cuando quede poco crédito (el proceso de recarga se hace a través de Google Wallet con transferencia bancaria).
  • Talk.- Recibir un correo y poder comentar su contenido a través de mensajería instantánea  puede servirnos de gran ayuda dependiendo del ámbito por el que te muevas, laboral o familiar, resulta un recurso interesante.
  • Hangout.- La opción de videoconferencia anexa al servidor de correos de la web de Gmail resulta un tanto extraña, pero igual que el sistema de mensajería instantánea, poder programar una videoconferencia por correo electrónico  o contestar un correo o cierta información necesaria en un momento y hasta con 9 interlocutores más, puede considerarse un adelanto más en la gestión eficiente de información.
5.- Herramientas adicionales. Por defecto tenemos tres herramientas que complementan con Gmail:
  • Firma.- Si deseas firmar tus mensajes de modo predeterminado puedes crear un firma "ligera" y simple a través del editor de firmas. Si deseas algo más "profesional", te recomendamos WiseStamp.
  • Respuesta Automática Programada.- Interesante opción si vas a estar ausente del trabajo y no quieres molestar a tus contactos. Es una buena opción para asuntos laborales. También puedes crear pequeños avisos sobre eventos usando esta condición: cumpleaños, fiestas, reuniones,...
  • Sin Conexión.- Si te encuentras sin conexión a Internet en un momento dado, puedes tener acceso a tu cuenta de correos y redactar mensajes o leer los ya almacenados.
6.- Google Labs. Son servicio adicionales creados por terceros que ofrecen algunas herramientas muy interesantes de gestión de correos, desde visualizar un correo sin abrirlo pulsando sobre él con el botón secundario, hasta añadir mapas o imágenes... hay varios donde elegir.
Que vemos cuando abrimos Gmail.

Eso es fácil: un espacio de trabajo. Sea cual sea la funcionalidad de una cuenta de correo electrónico  debemos saber que distribuir el espacio es importante y muy necesario. Gmail usa, en su menú principal, un modelo de auto-plegamiento (o contracción), que permite liberar espacio y dejar las opciones más usadas a la vista. También permite añadir "gadgets" desde Labs y activar el Chat y la videoconferencia en el momento que lo requieras.



Algunas utilidades de Labs pueden modificar la organización de la ventana principal, tales como cambiar la ventana del Chat al lado derecho, o incluir una ventana de lectura previa del tipo Outlook.

La importancia de las etiquetas y los filtros.
A medida que nos van entrando correos electrónicos, de forma automática, los clasificamos, los borramos, los marcamos como importantes, lo archivamos...
Gmail permite la creación de etiquetas que se acoplan a los correos entrantes y permite la identificación más rápida de los mismos. Una de las herramientas ofrecidas por Labs, que por el momento sigue siendo una opción a parte, es "Etiquetas inteligentes" que de forma automática, distribuye los correos más comunes relacionados distribución masiva, notificaciones, foros o Redes Sociales, permitiendo modificar de forma rápida posibles errores.



Crear etiquetas en Gmail es muy sencillo, lo puedes hacer desde la pantalla principal, o a través del menú de configuración. Desde luego, la primera opción es la más rápida.
1.- En la parte izquierda de la pantalla principal, extendemos el menú pulsando sobre Más. Con esto tendremos acceso a todas la opciones. Y pulsamos Crear etiqueta nueva.




En la ventana, escribimos el nombre de la etiqueta y si la "anidaremos" en otra etiqueta anteriormente creada. Cuando terminemos, pulsamos Crear.


2.- Una vez tengamos nuestra etiqueta creada, podremos darle un perfil de diferenciación usando una combinación de colores definida por nosotros. Para ello, situándonos sobre la nueva etiqueta (también la podemos denominar carpeta, ya veremos porqué), nos aparece una icono de una flecha apuntando hacia abajo.




Pulsamos sobre dicho icono y obtendremos un nuevo menú emergente donde podremos elegir las características del perfil.




Desde aquí también podremos seleccionar opciones sobre la visibilidad de la etiqueta (cuando tengáis varias veréis lo útil que puede llegar a ser para no saturar el espacio de menú) y también la posibilidad de crear subetiquetas.
Una vez tengáis las etiquetas y definidos sus perfiles, podréis crear filtros para que los correos entrantes, de forma automática, se distribuyan sobre estas.


3.- Abrimos el menú de configuración pulsando sobre el icono de la rueda dentada situado en la parte superior derecha
 y seleccionamos la pestaña Filtros. En esta pestaña tendremos la opción de crear nuevos filtros, modificarlos (cuando ya exista alguno), importarlos o borrarlos. En este caso, pulsamos Crear un filtro nuevo.



4.- En la nueva ventana, introduciremos los parámetros de búsqueda de los correos recibidos. Podemos completar cualquier campo, no tienen porqué ser todos. Una vez definido el criterio, pulsamos sobre Crear un filtro con estos criterios de búsqueda.




Y a continuación, definís el destino de los correos. En este caso seleccionaremos que se aplique la etiqueta creada anteriormente. Si ya tenéis mensajes en la bandeja de entrada que queráis añadir, marcáis Aplicar también a las x que coincidan con estos criterios. Cuando terminéis  pulsar Crear filtro.




En la pestaña Filtro, dentro de Configuración, os irá apareciendo el listado de filtros creados.




Distribución del correo.
Cuando distribuimos nuestro correo, tenemos en cuenta una serie de parámetros dependiendo del uso (cotidiano) que vayamos a darle. Es importante definir patrones, diferenciarlos y ubicarlos.
Uno de los problemas más comunes es la acumulación de correos sobre el mismo asunto, el número aumenta a medida que la conversación se desarrolla, y esto puede llegar a generar a lo largo del tiempo cantidad de datos que sólo ocupan espacio, y desmejoran la calidad de las búsquedas. Gmail pone a disposición de los usuarios una herramienta que "anida" todos los correos dentro de una misma conversación. Desde un punto de vista práctico, es una idea inmejorable, desde el punto de vista de un usuario acostumbrado al modo típico de trabajo, puede ser engorroso.



En los primeros meses de prueba todo fue más o menos aceptable... después de trabajar con una acumulación de más de cinco mil correos, engorroso era algo que se quedaba corto. Desde mi punto de vista (esto es personal), prefiero que esta opción permanezca desactivada. Mi solución es la de mantener el último correo enviado, los anteriores borrarlos.

Nivel de importancia.
Teniendo en cuenta, que a esta altura, ya tenemos nuestro sistema de etiquetado, filtrado y distribución, parémonos un momento en el nivel de importancia de nuestra correspondencia.

Existe una opción configurable en Gmail, dentro de la pestaña Recibidos, en el menú de Configuración: Marcadores de importancia.



Esta herramienta activa una indicación dependiendo de la forma en la que has tratado mensajes similares en el pasado",si eres el destinatario,... y otros factores. Sitúa un marcador junto a los mensajes:



Podrás revisar sólo los mensajes "importantes" definidos por las características indicadas anteriormente, pulsando sobre la carpeta Importante en la pantalla principal.

De forma manual, nosotros podemos definir ese nivel de importancia usando una opción de Gmail denominada "Estrellas". Puedes destacar un mensaje siguiendo tu propio criterio a través de una serie de iconos definidos a través del menú de configuración. Más tarde, puedes filtrar los correos marcados y actuar sobre ellos.



El uso de estos iconos es sencillo, pincha sobre la estrella que aparece a la izquierda del asunto de cada mensaje tantas veces como necesites para elegir entre los que hayas definido en la configuración.




En este momento, cada mensaje destacado, aparecerá en la pantalla cuando pulses la carpeta Destacados en la pantalla principal.

Archivado.
Hay una acción necesaria que ha de realizarse de manera continua para mantener en perfecto estado (de salud) nuestra cuenta de correos.
Ya hemos visto la creación de Etiquetas y de Filtros para organizar la entrada de correos. Pues resulta que hay una manera de estirar más estas características y dejar limpia y ordenada la bandeja de entrada y no saturarnos con exceso de información a la hora de chequear las información que nos va llegando. Esta manera se denomina archivado.

Cuando programas un filtro usando etiquetas, como vimos en el punto 4, puedes definir la acción que se llevará a cabo tras el criterio de búsqueda, activando la casilla Omitir Recibidos (Archivarlo).



De esta manera, el correo entrante pasa, directamente, a la carpeta (o etiqueta) Personal, la cual creamos en el punto 1.


Entradas anteriores de Gestión y Productividad (con Google):

Espero que como introducción, os haya valido. Somos muchos los que usamos Gmail como cliente principal de correo electrónico, y hay muchas opciones que no usamos, o por desconocimiento, o porque no nos merecen la pena. Soy de la opinión de que conocer el producto a fondo es la mejor manera de sacarle el máximo provecho. Si tenéis alguna pregunta o algún matiz... estaré por aquí para escuchar.


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