domingo, 25 de noviembre de 2012

Google Task- Gestión y Productividad (II)

En realidad, en español es Google Tareas, pero queda un poco desalentador. Podríamos decir, sin temor a equivocarnos, que es una de las herramientas menos conocidas del paquete de utilidades que presenta Google, con la desesperación continua de aquellos que sí la utilizan, de que acabe desapareciendo en pos de Google Calendar (al que pertenece como complemento).

Esta herramienta es simple y muy intuitiva, y cierto es que no necesita de complicadas acciones, pues su utilidad se basa en la generación de listas de tareas con una fecha límite y que te permite ir eliminándolas una a una a medida que las vas realizando.

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DE UN VISTAZO, ¿QUE VAMOS A ENCONTRAR EN ESTA ENTRADA?
Formato de la herramienta.
4 puntos que lo hacen interesante.
Crear tareas desde cero.
Crear tareas desde desde Gmail.
Crear tareas desde desde Google Calendar.
Mejorar la experiencia con las extensiones.
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Google Tareas es una herramienta on-line incluida en Gmail y puedes acceder a ella mediante:

Veamos como puede ayudarnos Google Tareas, para ello, vamos a ver los 4 puntos que lo hacen interesante:




1.- Tareas. Crear tareas, editarlas, añadir comentarios y fecha límite y crear sub-tareas son las acciones posibles con esta herramienta. Fuera de la ventana puedes crear tareas a partir de correos electrónicos o de eventos del calendario.
2.- Sincronizar. Mantiene sincronizado los dispositivos independientemente del sistema operativo que tengan siempre dentro de tu cuenta de Google..
3.- Complemento. Programas que aprovechan la funcionalidad y aumentan su funcionalidad, en el caso de esta entrada, sólo veremos uno, pero si buscas, lo más probable es que acabes encontrando alguno a tu medida.
4.- Extensiones. Desarrollos del productos para Google Chrome que amenizan su uso.

Vamos a crear una tarea desde cero.

Esta herramienta es muy recomendable para ir cumpliendo objetivos dentro de trabajos muy concretos, por ejemplo: lista de regalos de Navidad. Creas una tarea para esta acción y generas una lista con cada persona a la que harás un regalo. Sólo tienes que ir señalando a quién le has comprado hasta que la tarea sea cumplimentada.

1. Entramos en nuestra cuenta de Gmail, y en el menú extensible de la parte superior izquierda, seleccionamos Tareas.

Con esta acción, se nos abrirá la ventana de Tareas.


2. Como primer paso, vamos a crear una lista. En la parte inferior derecha tenemos el menú de listas, si pulsamos sobre ella tendremos varias opciones para trabajar con ellas. Por defecto tenemos una a la que podemos cambiar el nombre, sino, pulsamos sobre Nueva lista...


3. Una vez hayamos creado la lista, ya podremos empezar a crear las tareas. Para ello pinchamos sobre la primera linea y escribimos una Tarea, en este caso vamos a crear dos tareas principales y varias sub-tareas.


Para crear sub-tareas, la escribimos como tareas normales y pulsamos la tecla Tab del teclado o seleccionamos Aplicar sangría en el menú Acciones, también podemos moverlas pinchando sobre ellas y arrastrándolas con el ratón o usando el menú de Acciones una vez seleccionada la tarea que deseas mover.


Una vez tengamos todas las tareas y sub-tareas organizadas dentro de la lista, nos quedaría la ventana así.

4. Para añadir detalles a cada tarea, debemos pulsar sobre la flecha que aparece en el lado derecho de cada una. Con ello cambiaremos a una pantalla que nos permitirá añadir la Fechas de vencimiento de la tarea y comentarios al respecto de la misma.


Una vez finalizada la edición, pulsamos sobre < Volver a la lista y tendremos los detalles de la tarea en la ventana.

Cuando finalicemos la tarea, marcando el cuadro situado a la izquierda, esta quedará finalizada. Si lo deseas, puedes borrar las tareas terminadas desde el menú de Acciones.



Básicamente, ya tenemos una idea de como funciona la generación de tareas. Como podéis ver, si es que no conocíais la herramienta, es sencillo. También podríamos generar listas de tareas usando el correo de Gmail.
Seleccionáis un correo concreto, marcarlo, y en el menú extensible Más, situado en la parte superior de la ventana, podrás generar una tarea que se añadirá a la lista de tareas de Google Tareas.


Al entrar en detalles, comprobareis que además de la fecha de vencimiento tendréis un acceso al correo señalado.



También puedes generar tareas desde Google Calendar.
1. Abrimos nuestra sesión de Google Calendar y pulsamos sobre el área de día completo (parte superior del calendario, debajo de las fechas). En la ventana abierta, seleccionamos Tarea y cumplimentamos los datos de los detalles de la tarea. Cuando finalicemos, pulsamos Crear tarea.

2. En la ventana de Google Tareas podremos observar (en la lista en la que queramos disponerla) la nueva tarea.

Podemos ver los detalles de la misma, que serán los definidos en los pasos iniciales de Google Calendar.



Como hemos visto en otras ocasiones en productos de Google, podemos mejorar la experiencia usando extensiones de Google Chrome. Aunque también puedes acceder directamente en modo visual a Google Tareas, hay quien pide algo más de color.

Google tiene la suya, que no es más que el acceso directo a Google Tareas sin pasar por Gmail, pero hay una versión que mejora el control de las Tareas indicando el número de pendientes, aunque la apariencia siga siendo la misma que la original.

Existe una aplicación que mejora (sensiblemente) la apariencia del Google Tareas: Google Task Offline de Taskstrike. En realidad trata de mejorar la experiencia de Gmail, Calendar y Google Task en modo Offline, pero para tener los dos primeros, hay que pagar. De todas formas, un paseo por la aplicación no nos vendría mal.

1.- Instalamos la aplicación a través de Chrome Web Store.


Una vez añadida, tendremos en nuestra ventana de aplicaciones el icono a Google Task Offline.

2) A continuación, la sincronizamos con nuestra cuenta de Google, de modo que podamos trabajar desde la aplicación, aunque no tengamos conexión a la red en ese momento (Offline). Abrimos la aplicación. 


Y pulsamos sobre el icono Settings (icono de la rueda dentada en la parte superior derecha). Con ello abrimos la ventana de ajustes de sincronización.




Pulsamos sobre el acceso authorization link (vínculo de autorización).




Pulsamos Permitir acceso y obtendremos un código de validación.




Cópialo y pégalo en la ventana de ajustes de sincronización en el cuadro de texto Validation Code. Pulsa sobre el botón Validation Code para finalizar el ajuste.




Ya tenéis la aplicación lista para usar. Si habéis creado anteriormente tareas, os aparecerán en la pantalla tras la sincronización.






Entradas anteriores de Gestión y Productividad (con Google):




Google Tareas (o Google Task) es una herramienta simple y fácil de controlar para aquellos que estén acostumbrados a la gestión a base de tareas. Personalmente (y como siempre me disculpo por añadir mis toque personal) prefiero usar Google Calendar, porque llevo años rodando con él y a estas alturas ya no tengo remedio. Lo importante es saber con qué herramientas podemos contar, lo demás, es pérdida de tiempo. Si queréis repuestas a preguntas... me pegáis un toque... 

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