domingo, 18 de noviembre de 2012

Google Calendar - Gestión y Productividad (I)

La gestión de las tareas cotidianas, el orden, el proceso y la finalización adecuada encuadran nuestra productividad. No se trata de llevarlas a cabo sólo en el ámbito laboral, sino de ordenar nuestros asuntos en el entorno personal. No dejar asuntos pendientes nos deja descansar el resto del día y permite aprovechar el tiempo libre que nos queda.

Hemos ido viendo herramientas que nos ayudan a automatizar tareas, a programar copias de seguridad, a crear soluciones on-line, a trabajar desde espacios únicos compartidos, en definitiva, a aprovechar lo que nos ofrece la red sin afectar a nuestro bolsillo.
A partir de esta entrada, vamos a ir comprobando las soluciones que nos ofrece Google para el control de Tareas, Eventos, Citas, Contactos, Formularios,... herramientas que están ahí y que nos pueden solucionar multitud de problemas.

Aunque en su día ya hablamos de Google Calendar, su activación y configuración, hemos comprobado a lo largo de estos años su utilidad para mantener el orden de nuestros procesos diarios. Cuando hablamos de guiarnos a través de un calendario, o mejor dicho, de una agenda, debemos considerarlo como una acción dinámica y no convertirlo en algo mecánico e inevitable, el libre albedrío es demasiado fuerte como para depender al 100% de esta herramienta (que sería lo ideal), por lo que debemos tomárnosla como una ayuda de nuestro día a día, y en estos años, hemos aprendido que Google Calendar es lo que necesitamos.

Lo bueno de esta herramienta es lo poco que ha evolucionado desde su nacimiento, lo que indica el buen estado de salud con el que surgió. La creación/edición y la compatibilidad con otros sistemas de calendario lo han elevado a un grado de utilidad bastante alto. 

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DE UN VISTAZO, ¿QUE VAMOS A ENCONTRAR EN ESTA ENTRADA?
Formato de la herramienta.
8 puntos que lo hacen irresistible.
Los espacios para citas.
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Google Calendar es una herramienta on-line y puedes acceder a ella mediante:

Cuando desarrollas un evento en Google Calendar, tienes 8 puntos que lo hacen irresistible a la hora de trabajar con él.



1.- Eventos: No es sólo crearlo, es poder editarlo de forma rápida, invitar a compañeros de trabajo o familiares/amigos a que se unan a él. Si es necesario repetir el evento, no tienes que crearlo de nuevo, puedes duplicarlo y actualizar la nueva fecha. Una de las mejores opciones es la posibilidad de trasladar los eventos por el calendario actualizándose automáticamente.

2.- Recordatorio: Elige cómo recibir los avisos y cuantos quieres. Puedes seleccionar correo electrónico, mensaje al móvil, ventana emergente, o todos a la vez.

3.- Marcadores: Una manera simple de diferenciar eventos en pantalla, puedes elegir distintos colores e iconos según el tipo de evento que desees crear. Ayuda mucho a la hora de reconocerlos de un vistazo.

4.- Complementos: Pequeñas utilidades que ayudan a desarrollar tu trabajo con Google Calendar. De los más interesantes está el poder añadir archivos adjuntos (desde Google Drive) o poder acceder a un día concreto de un año específico, como la utilidad "Ir a fecha". Los complementos los puedes encontrar en Configuración -> Lab.

5.- Compartir: Puedes compartir tu calendario (o calendarios) con compañeros, amigos y/o familiares. También puedes publicarlo en una página Web o usar APIs para hacerlo en blogs o dispositivos móviles.

6.- Sincronizar: Que sería de esta herramienta si no pudieras llevarla encima a todas partes, desde Smartphones hasta Tablets, puedes crear y modificar eventos que se sincronicen en ambas direcciones.

7.- Extensiones: Para mantenerte enterado al momentos del tiempo que falta para un evento, tienes extensiones que te ayudan a visualizar y/o crear sin tener que acceder a la herramienta web. En una entrada anterior (Google Chrome y sus Extensiones) vimos algunas de ellas. Una de las extensiones más importantes, y muy recomendable, que nos hemos encontrado es WiseStamp.

8.- IFTTT: Un concepto nuevo que estamos explotando desde hace unas semanas (ver IFTTT. Recuersos que trabajan por ti. Parte I y Parte II) . Puedes generar filtros que capturen tus eventos y realicen publicaciones sincronizadas en Facebook, Twitter, Buffer,...

Muchos de estos puntos ya los hemos visto en este blog, entendemos que todo no podemos explicarlo, no sería muy factible, ya que Google se mueve como sistema pro-activo, las extensiones aparecen y desaparecen, igual que las recetas IFTTT, nuevos productos aparecerán en Labs o desaparecerán,... lo mejor es trabajar con ellos y aprender.

¿Qué son los espacios para citas?
Espacios para citas es una herramienta ideal para reservar un tiempo en el que puedas dedicarle un espacio a citas concretas, ideal para tutorías de profesores, citas de trabajo, reuniones con empleados,...

Se crea como un evento convencional dentro del área horaria, pero seleccionas la opción de Espacio para citas.

Vamos con un ejemplo, supongamos que somos un profesor y necesitamos crear un evento de citas para realizar una tutoría por alumnos. Tenemos el día y el tiempo de duración total. Escogemos un espacio de 30 minutos por cada alumno y enviamos las invitaciones a los padres de alumnos (supongamos que previamente tenemos las direcciones de cada padre y hayamos creado un grupo en contactos de Gmail).

1.- Entramos en nuestra cuenta de Google Calendar y pulsamos en el espacio horario del calendario para abrir la ventana de eventos. En la parte superior aparecen dos opciones, por defecto Evento estará seleccionada, pulsamos Espacios para citas y a continuación pulsamos el botón Crear espacios para citas.


2.- Completáis el formulario con los datos necesarios. En el apartado Añadir invitados podréis introducir quienes queréis que tengan el calendario compartido (si es que lo tienen), pero la utilidad no será la misma, en un principio recomendaría que lo dejarais en blanco lo verdaderamente importante es el vínculo que aparece encima de Nombre (es largo, pero se ha eliminado de la captura en este ejemplo). Lo copiáis y pulsáis GUARDAR. Desde vuestra sesión de Google Calendar podréis volver a esta pantalla para volver a copiar el vínculo o modificar el espacio de citas.


Si usáis el vínculo iréis al vuestro calendario de citas, tenéis que moveros hasta la fecha que habéis indicado y si queréis verlo a toda pantalla, seleccionar Día a la derecha de la barra superior.

3.- Tenéis que notificar a los "padres" de alumnos que se ha lanzado un calendario de citas o se ha actualizado. El vínculo indicado en el paso anterior lleva a un calendario donde aparecen los eventos, si tenéis la opción de publicar el calendario en Internet en la página del centro o en una personal (o usar Blogger para hacerlo), sólo tendréis que dirigir a los padres a ella, sino, sólo tenéis que enviarle por correo electrónico dicho vínculo.
Una vez que el "padre" pulse el botón de la hora deseada dentro del espacio de citas, se abrirá el formulario en donde pondréis los datos de alumno (recordad que es un ejemplo) y a continuación pulsareis Guardar.

El "profesor" recibirá la notificación por SMS, correo electrónico, a través de una ventana emergente o de todos juntos, depende de como lo tenga configurado. Para terminar pulsáis Ver/editar en Google Calendar y lo que queráis a continuación.


En contra de las ventajas que podéis ver en esta herramienta, puede que haya ciertos inconvenientes que debáis considerar:

  • Todos los implicados deben tener cuenta en Google.
  • El calendario que se use debería ser exclusivo para usar esta herramienta, ya que el resto de eventos personales aparecerán en el calendario.



El siguiente paso es abrir el correo electrónico de Gmail.

Algunas entradas externas que os pueden interesar:

Google Calendar es una herramienta interesante, versátil, dinámica y constructiva. Te ayuda a mantener un orden y un concierto, pero hay que contribuir en llevarlo al día. Mantener el orden en nuestros asuntos es complicado cuando todo se mueve rápido, pero si no lo consigues, lo más probable es que acabes desordenado. Si por casualidad, tenéis más ocurrencias interesante... contactad con nosotros, por aquí andaremos.

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