domingo, 11 de noviembre de 2012

PDF - Gestión de Archivos al alcance de todos

Las utilidades gratuitas son nuestra debilidad  y es cierto que Adobe ha tenido un meritorio paso a la historia por el echo de haber creado uno de los sistemas de archivos mas expandidos en el mundo: los archivos PDF. Como sabréis, PDF es el acrónimo de "Portable Document Format" (Formato de Documento trans-Portable), y aunque en un principio dependíamos completamente de ellos para trabajar con este tipor de archivos, en la actualidad, podemos desarrollar o crearlos a través de otros soporte de edición de textos, de gráficos, de imágenes,... 

Vamos a dar un interesante paseo por las utilidades que podemos encontrar, ya sean on-line o de escritorio, y que van a suplir, con creces, nuestras expectativas, pero sin pasarnos. Os ofrezco algunas soluciones de cada y después ya podréis elegir entre todas las que hay en el "mercado".
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DE UN VISTAZO, ¿QUE VAMOS A ENCONTRAR EN ESTA ENTRADA?
Formatos de las aplicaciones.
Qué herramientas veremos en la versión de escritorio.
Qué herramientas veremos en la versión on-line.
Un ejemplo de creación de un manual en PDF.
Un ejemplo de creación de un formulario en PDF.
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Tenemos unas aplicaciones en los formatos siguientes:
De Escritorio:
"On-line":
Podríamos considerar a Foxit como una herramienta más avanzada que Adobe Reader, con algunos detalles interesantes y otros, tal vez, sobrados, como el lector de texto.
doPDF es una herramienta de impresión independiente a cualquier programa y que permite imprimir a archivos PDF. Lo incluimos en esta entrada como el complemento para la mejora de Foxit.

Qué herramientas nos vamos a encontrar en las versiones de escritorio:
  • Lectura de archivos PDF.
  • Rellenar formularios PDF (ya creados).
  • Guardar modificaciones en formularios (Adobe Reader no lo permite).
  • Insertar notas y símbolos indicativos.
  • Girar documentos PDF.
  • Imprimir PDF desde cualquier documento (archivos ofimáticos, imágenes,...).
  • Adjuntar archivos al documento PDF.

Qué echamos de menos:
  • Insertar otros archivos PDF.
  • Por el momento, no hay versión en español con garantías de traducción.

Vamos a conocer las herramientas que nos vamos a encontrar con la versión on-line:
  • Crear archivos PDF.
  • Crear formularios PDF.
  • Combinar archivos en un PDF.
  • Girar documentos PDF.
  • Desbloquear documentos PDF.
  • Eliminar la restricción de copia.
  • Eliminar la restricción de impresión.
  • Convertir archivos en PDF.

Esta vez no nos vamos a centrar en la instalación de las herramientas/programas, pues se haría demasiado larga esta entrada, así que, como habréis observado, he dejado los accesos en el nombre de cada uno (más arriba) para que os lo instaléis (si es que os interesa, claro).

Vamos a empezar con un proceso de creación de archivos PDF con dos ejemplo:
  1. Creación de una portada para un manual.
  2. Creación de un formulario de encuesta (proceso un poco tedioso, pero efectivo).
Para empezar, necesitamos un editor de texto con formato (word, writer,...), da igual cual sea, e iniciamos el primer ejemplo.
Situación.- Necesitamos una portada para un proyecto que vamos a realizar. Tratará sobre un programa llamado WappWolf, para ello, hemos tomado una entrada de este blog y usando Evernote, hemos capturado el artículo y lo hemos sincronizado con Evernote de escritorio. Una vez revisado, lo imprimimos usando doPDF y ya tenemos el cuerpo del "proyecto". Ahora, vamos a por la portada.
Abrimos nuestro editor de texto y configuramos una portada, en este caso hemos usado el logo del blog, de la herramienta Wappwolf y el tipo de letra usado (Arial), también un fondo que compagine con el elemento principal. Añadimos un texto simple y llamativo y listo (ha sido un cosa de diez minutos y lo más simple posible, pero nos vale para el ejemplo).


Una vez finalizado, nos vamos al menú de impresión y seleccionamos doPDF como impresora y pulsamos Aceptar.



Con lo cual, abriremos la ventana de doPDF. Seleccionamos el nombre del archivo y/o el destino pulsando el botón Explorar... y una vez finalizado, pulsamos Aceptar.


Y como resultado, un archivo PDF de nuestra portada.

Ya tenemos la portada y el cuerpo, ahora echemos mano a una de las utilidades on-line. Nos vamos a la herramienta PDF Cloud Tools y seleccionamos Merge Any to PDF (Combinar Todo a PDF).


Nos vamos al apartado de la herramienta de combinar (hay que moverse un poco por la página, ya que el 95% del contenido es publicidad) y usando los botones Seleccionar archivo seleccionamos los archivos que hemos creado anteriormente.


Y pulsamos Send (Enviar). Tras unos segundos de espera, se iniciará la descarga del archivo y ya tendremos nuestro archivo completado.
Por si os interesa, podéis descargarlo aquí.

Pasemos al segundo ejemplo, en el que vamos a crear un formulario sencillo de encuesta.
Situación: Vamos a crear una encuesta generando un archivo PDF con campos para cumplimentarla y vamos a acomodar la situación para que el encuestado no pierda mucho tiempo a la hora de completar la misma. 
Para realizar un formulario, tenemos dos opciones:

  1. Crear el cuerpo del formulario con un procesador de texto dejando espacio para los campos, convertirlo en PDF usando doPDF y subirlo a la web de PDF Escape.
  2. Crear el formulario directamente en PDF Escape.

Para el ejemplo, vamos a usar la segunda opción, por ello, entramos en PDF Escape y comenzamos.
Si no estáis registrados, podéis enlazar vuestra cuenta de Google o Facebook, o registraros directamente, como os sea más cómodo.
1.- Una vez que hayas ingresado en la web nos dirigimos a My account (Mi cuenta) y seleccionamos el icono Open (Abrir) situado en la parte superior de la página.


2.- Seleccionáis Create new PDF Document (Crear nuevo documento PDF) en la ventana siguiente:

Y elegís el número de páginas que queréis que tenga el documento y el tamaño del mismo (Letter = Folio) y pulsáis Create (Crear).

Ya tenemos el formato del documento, ahora empezaremos con la edición del formulario.

Antes de empezar a plantear la edición del documento, es muy importante que tengáis proyectado cuales serán las preguntas y las opciones, la disposición de cada elemento y qué imágenes quieres que se presenten.
En la siguiente imagen podéis ver cuales son las herramientas disponibles para la edición del formulario, está tomado directamente de la web y la iremos viendo en los siguientes pasos.



3.- Insertamos una imagen como logotipo. Para ello, en la pestaña Insert (Insertar) seleccionamos Image (Imagen) con lo que se nos abrirá la siguiente ventana, donde pulsando Seleccionar archivo buscaremos la imagen deseada desde nuestro PC.


Cuando esté lista la imagen, pulsamos Upload (Subir). Repetimos la operación con todas las imágenes que queramos insertar.

Una vez subida, se mostrará un mensaje en la parte superior: Click and drag on page to insert a new object. Click here to disable. (Haga click y arrastre sobre la página para insertar un nuevo objeto. Haga click aquí para deshabilitar). 
4.- Añadimos el texto pulsando sobre Text (Texto) y pinchando sobre el lugar donde queremos situarlo. En la parte superior aparecen las herramientas disponibles de texto. Añadimos más textos pinchando sobre el documento, hasta que no pulsemos sobre la barra amarilla la opción insertar seguirá activa.


5.- A continuación crearemos el primer campo del formulario pulsando sobre Form Field (Campo de Formulario) dentro de la pestaña Insert. Dentro de la ventana Form Field Creation Tool (Herramienta de creación de Campo de Formulario) comprobamos que el tipo se Text y pulsamos Select.


Pinchamos sobre el lugar donde queremos situar el campo y repetimos la operación hasta que deseemos desactivarla pinchando sobre la barra amarilla.

Si queremos modificar las propiedades del texto, pinchamos con el botón secundario del ratón sobre el campo y seleccionamos Object Properties (Propiedades del Objeto).

6.- Ahora crearemos una cuadro de lista, para ello, volvemos a pulsar sobre Form Field (Campo de Formulario) y en la ventana de herramientas seleccionaremos Listbox (Cuadro de Lista) como tipo y pulsaremos Select.


Nos situamos donde irá el campo, pinchamos y arrastramos para situarlo.


Para introducir la lista de datos en el cuadro de lista, pinchamos con el botón secundario sobre el campo creado y seleccionamos Object Properties (Propiedades del Objeto) y escribimos la lista en el cuadro Field Options (Opciones del campo). Pulsar OK para finalizar.

7.- Vamos a insertar un cuadro de verificación, para ello pulsamos sobre Form Field (Campo de Formulario), seleccionamos Checkbox y pulsamos Select para continuar. Vamos a ir añadiendo al mismo tiempo el texto que representa los campos (ya lo explicamos anteriormente  por no saturar mucho la entrada, nos vamos saltando estos pasos en la explicación).


Sobre el documento, nos situamos donde irá el campo, pinchamos y arrastramos para situarlo. Recordad que mientras no se pulse sobre la barra amarilla de la parte superior, se podrán añadir todos los campos que precisemos.

En este caso no tendríamos que modificar nada en las propiedades.

8.- Añadamos ahora los puntos de selección pulsando sobre Form Field y seleccionando Radio como tipo de campo. Pulsamos Select para confirmar. 

Pinchamos sobre el documento (después de haber añadido los textos) tantas veces como nos sean necesarios.

Tampoco es necesario realizar modificaciones en las propiedades. 

9.- Para terminar con los campos, vamos a añadir un cuadro desplegable, para ello pulsamos sobre Form Field, seleccionamos Dropdown como tipo y pulsamos Select.


Pinchamos sobre el documento y situamos los nuevos campo.


Para introducir la lista de datos en el cuadro desplegable, pinchamos con el botón secundario sobre el campo creado y seleccionamos Object Properties (Propiedades del Objeto) y escribimos la lista en el cuadro Field Options (Opciones del campo). Pulsar OK para finalizar.


10.- Podemos añadir lineas para separar partes del documento y darle un poco más firmeza al formulario. Para ello, pulsaremos sobre Line (Linea) dentro de la pestaña Insert. Y como en los casos anteriores, pinchamos y arrastramos tantas veces como queramos.


11.- También podemos añadir vínculos a direcciones web (o a otras hojas dentro del documento). En este ejemplo añadimos los vínculos para el acceso a nuestra web, a nuestra página de Facebook y a nuestro Twitter.
Para esto pulsamos sobre Link (Vínculo) dentro de la pestaña Insert y creamos un marco alrededor de cada parte del documento donde queremos crear dicho vínculo.

Por cada vínculo que insertemos, se nos abrirá una ventana con las propiedades del Vínculo, en donde escribiremos la dirección de destino.

12.- Para finalizar el formulario podemos introducir la Información del Documento. Pulsamos en la letra i situada en la parte superior (junto al icono de Seguridad - un candado -) y rellenamos los campos de la ventana de Document Information (Información del Documento). Pulsamos OK cuando hayamos acabado.




Para finalizar tenemos tres opciones, guardar el formulario (icono del disco azul) y usarlo más adelante, bien editándolo o bien  enviándolo como una dirección para que otros lo puedan descargar, descargarlo al PC (icono verde con las flechas hacia abajo) o imprimirlo en tu impresora local (icono de impresora).



Trabajar con archivos de poco peso y tan versátiles mejora la calidad de nuestro trabajo. La capacidad de mostrar profesionalidad depende en parte de nuestra posibilidad de trabajar de forma cómoda y con las herramientas necesarias a mano. Espero que os haya sido de interés. Para las consultas, ya sabéis donde encontrarme.

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