domingo, 25 de noviembre de 2012

Google Task- Gestión y Productividad (II)

En realidad, en español es Google Tareas, pero queda un poco desalentador. Podríamos decir, sin temor a equivocarnos, que es una de las herramientas menos conocidas del paquete de utilidades que presenta Google, con la desesperación continua de aquellos que sí la utilizan, de que acabe desapareciendo en pos de Google Calendar (al que pertenece como complemento).

Esta herramienta es simple y muy intuitiva, y cierto es que no necesita de complicadas acciones, pues su utilidad se basa en la generación de listas de tareas con una fecha límite y que te permite ir eliminándolas una a una a medida que las vas realizando.

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DE UN VISTAZO, ¿QUE VAMOS A ENCONTRAR EN ESTA ENTRADA?
Formato de la herramienta.
4 puntos que lo hacen interesante.
Crear tareas desde cero.
Crear tareas desde desde Gmail.
Crear tareas desde desde Google Calendar.
Mejorar la experiencia con las extensiones.
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Google Tareas es una herramienta on-line incluida en Gmail y puedes acceder a ella mediante:

Veamos como puede ayudarnos Google Tareas, para ello, vamos a ver los 4 puntos que lo hacen interesante:




1.- Tareas. Crear tareas, editarlas, añadir comentarios y fecha límite y crear sub-tareas son las acciones posibles con esta herramienta. Fuera de la ventana puedes crear tareas a partir de correos electrónicos o de eventos del calendario.
2.- Sincronizar. Mantiene sincronizado los dispositivos independientemente del sistema operativo que tengan siempre dentro de tu cuenta de Google..
3.- Complemento. Programas que aprovechan la funcionalidad y aumentan su funcionalidad, en el caso de esta entrada, sólo veremos uno, pero si buscas, lo más probable es que acabes encontrando alguno a tu medida.
4.- Extensiones. Desarrollos del productos para Google Chrome que amenizan su uso.

Vamos a crear una tarea desde cero.

Esta herramienta es muy recomendable para ir cumpliendo objetivos dentro de trabajos muy concretos, por ejemplo: lista de regalos de Navidad. Creas una tarea para esta acción y generas una lista con cada persona a la que harás un regalo. Sólo tienes que ir señalando a quién le has comprado hasta que la tarea sea cumplimentada.

1. Entramos en nuestra cuenta de Gmail, y en el menú extensible de la parte superior izquierda, seleccionamos Tareas.

Con esta acción, se nos abrirá la ventana de Tareas.


2. Como primer paso, vamos a crear una lista. En la parte inferior derecha tenemos el menú de listas, si pulsamos sobre ella tendremos varias opciones para trabajar con ellas. Por defecto tenemos una a la que podemos cambiar el nombre, sino, pulsamos sobre Nueva lista...


3. Una vez hayamos creado la lista, ya podremos empezar a crear las tareas. Para ello pinchamos sobre la primera linea y escribimos una Tarea, en este caso vamos a crear dos tareas principales y varias sub-tareas.


Para crear sub-tareas, la escribimos como tareas normales y pulsamos la tecla Tab del teclado o seleccionamos Aplicar sangría en el menú Acciones, también podemos moverlas pinchando sobre ellas y arrastrándolas con el ratón o usando el menú de Acciones una vez seleccionada la tarea que deseas mover.


Una vez tengamos todas las tareas y sub-tareas organizadas dentro de la lista, nos quedaría la ventana así.

4. Para añadir detalles a cada tarea, debemos pulsar sobre la flecha que aparece en el lado derecho de cada una. Con ello cambiaremos a una pantalla que nos permitirá añadir la Fechas de vencimiento de la tarea y comentarios al respecto de la misma.


Una vez finalizada la edición, pulsamos sobre < Volver a la lista y tendremos los detalles de la tarea en la ventana.

Cuando finalicemos la tarea, marcando el cuadro situado a la izquierda, esta quedará finalizada. Si lo deseas, puedes borrar las tareas terminadas desde el menú de Acciones.



Básicamente, ya tenemos una idea de como funciona la generación de tareas. Como podéis ver, si es que no conocíais la herramienta, es sencillo. También podríamos generar listas de tareas usando el correo de Gmail.
Seleccionáis un correo concreto, marcarlo, y en el menú extensible Más, situado en la parte superior de la ventana, podrás generar una tarea que se añadirá a la lista de tareas de Google Tareas.


Al entrar en detalles, comprobareis que además de la fecha de vencimiento tendréis un acceso al correo señalado.



También puedes generar tareas desde Google Calendar.
1. Abrimos nuestra sesión de Google Calendar y pulsamos sobre el área de día completo (parte superior del calendario, debajo de las fechas). En la ventana abierta, seleccionamos Tarea y cumplimentamos los datos de los detalles de la tarea. Cuando finalicemos, pulsamos Crear tarea.

2. En la ventana de Google Tareas podremos observar (en la lista en la que queramos disponerla) la nueva tarea.

Podemos ver los detalles de la misma, que serán los definidos en los pasos iniciales de Google Calendar.



Como hemos visto en otras ocasiones en productos de Google, podemos mejorar la experiencia usando extensiones de Google Chrome. Aunque también puedes acceder directamente en modo visual a Google Tareas, hay quien pide algo más de color.

Google tiene la suya, que no es más que el acceso directo a Google Tareas sin pasar por Gmail, pero hay una versión que mejora el control de las Tareas indicando el número de pendientes, aunque la apariencia siga siendo la misma que la original.

Existe una aplicación que mejora (sensiblemente) la apariencia del Google Tareas: Google Task Offline de Taskstrike. En realidad trata de mejorar la experiencia de Gmail, Calendar y Google Task en modo Offline, pero para tener los dos primeros, hay que pagar. De todas formas, un paseo por la aplicación no nos vendría mal.

1.- Instalamos la aplicación a través de Chrome Web Store.


Una vez añadida, tendremos en nuestra ventana de aplicaciones el icono a Google Task Offline.

2) A continuación, la sincronizamos con nuestra cuenta de Google, de modo que podamos trabajar desde la aplicación, aunque no tengamos conexión a la red en ese momento (Offline). Abrimos la aplicación. 


Y pulsamos sobre el icono Settings (icono de la rueda dentada en la parte superior derecha). Con ello abrimos la ventana de ajustes de sincronización.




Pulsamos sobre el acceso authorization link (vínculo de autorización).




Pulsamos Permitir acceso y obtendremos un código de validación.




Cópialo y pégalo en la ventana de ajustes de sincronización en el cuadro de texto Validation Code. Pulsa sobre el botón Validation Code para finalizar el ajuste.




Ya tenéis la aplicación lista para usar. Si habéis creado anteriormente tareas, os aparecerán en la pantalla tras la sincronización.






Entradas anteriores de Gestión y Productividad (con Google):




Google Tareas (o Google Task) es una herramienta simple y fácil de controlar para aquellos que estén acostumbrados a la gestión a base de tareas. Personalmente (y como siempre me disculpo por añadir mis toque personal) prefiero usar Google Calendar, porque llevo años rodando con él y a estas alturas ya no tengo remedio. Lo importante es saber con qué herramientas podemos contar, lo demás, es pérdida de tiempo. Si queréis repuestas a preguntas... me pegáis un toque... 

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domingo, 18 de noviembre de 2012

Google Calendar - Gestión y Productividad (I)

La gestión de las tareas cotidianas, el orden, el proceso y la finalización adecuada encuadran nuestra productividad. No se trata de llevarlas a cabo sólo en el ámbito laboral, sino de ordenar nuestros asuntos en el entorno personal. No dejar asuntos pendientes nos deja descansar el resto del día y permite aprovechar el tiempo libre que nos queda.

Hemos ido viendo herramientas que nos ayudan a automatizar tareas, a programar copias de seguridad, a crear soluciones on-line, a trabajar desde espacios únicos compartidos, en definitiva, a aprovechar lo que nos ofrece la red sin afectar a nuestro bolsillo.
A partir de esta entrada, vamos a ir comprobando las soluciones que nos ofrece Google para el control de Tareas, Eventos, Citas, Contactos, Formularios,... herramientas que están ahí y que nos pueden solucionar multitud de problemas.

Aunque en su día ya hablamos de Google Calendar, su activación y configuración, hemos comprobado a lo largo de estos años su utilidad para mantener el orden de nuestros procesos diarios. Cuando hablamos de guiarnos a través de un calendario, o mejor dicho, de una agenda, debemos considerarlo como una acción dinámica y no convertirlo en algo mecánico e inevitable, el libre albedrío es demasiado fuerte como para depender al 100% de esta herramienta (que sería lo ideal), por lo que debemos tomárnosla como una ayuda de nuestro día a día, y en estos años, hemos aprendido que Google Calendar es lo que necesitamos.

Lo bueno de esta herramienta es lo poco que ha evolucionado desde su nacimiento, lo que indica el buen estado de salud con el que surgió. La creación/edición y la compatibilidad con otros sistemas de calendario lo han elevado a un grado de utilidad bastante alto. 

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DE UN VISTAZO, ¿QUE VAMOS A ENCONTRAR EN ESTA ENTRADA?
Formato de la herramienta.
8 puntos que lo hacen irresistible.
Los espacios para citas.
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Google Calendar es una herramienta on-line y puedes acceder a ella mediante:

Cuando desarrollas un evento en Google Calendar, tienes 8 puntos que lo hacen irresistible a la hora de trabajar con él.



1.- Eventos: No es sólo crearlo, es poder editarlo de forma rápida, invitar a compañeros de trabajo o familiares/amigos a que se unan a él. Si es necesario repetir el evento, no tienes que crearlo de nuevo, puedes duplicarlo y actualizar la nueva fecha. Una de las mejores opciones es la posibilidad de trasladar los eventos por el calendario actualizándose automáticamente.

2.- Recordatorio: Elige cómo recibir los avisos y cuantos quieres. Puedes seleccionar correo electrónico, mensaje al móvil, ventana emergente, o todos a la vez.

3.- Marcadores: Una manera simple de diferenciar eventos en pantalla, puedes elegir distintos colores e iconos según el tipo de evento que desees crear. Ayuda mucho a la hora de reconocerlos de un vistazo.

4.- Complementos: Pequeñas utilidades que ayudan a desarrollar tu trabajo con Google Calendar. De los más interesantes está el poder añadir archivos adjuntos (desde Google Drive) o poder acceder a un día concreto de un año específico, como la utilidad "Ir a fecha". Los complementos los puedes encontrar en Configuración -> Lab.

5.- Compartir: Puedes compartir tu calendario (o calendarios) con compañeros, amigos y/o familiares. También puedes publicarlo en una página Web o usar APIs para hacerlo en blogs o dispositivos móviles.

6.- Sincronizar: Que sería de esta herramienta si no pudieras llevarla encima a todas partes, desde Smartphones hasta Tablets, puedes crear y modificar eventos que se sincronicen en ambas direcciones.

7.- Extensiones: Para mantenerte enterado al momentos del tiempo que falta para un evento, tienes extensiones que te ayudan a visualizar y/o crear sin tener que acceder a la herramienta web. En una entrada anterior (Google Chrome y sus Extensiones) vimos algunas de ellas. Una de las extensiones más importantes, y muy recomendable, que nos hemos encontrado es WiseStamp.

8.- IFTTT: Un concepto nuevo que estamos explotando desde hace unas semanas (ver IFTTT. Recuersos que trabajan por ti. Parte I y Parte II) . Puedes generar filtros que capturen tus eventos y realicen publicaciones sincronizadas en Facebook, Twitter, Buffer,...

Muchos de estos puntos ya los hemos visto en este blog, entendemos que todo no podemos explicarlo, no sería muy factible, ya que Google se mueve como sistema pro-activo, las extensiones aparecen y desaparecen, igual que las recetas IFTTT, nuevos productos aparecerán en Labs o desaparecerán,... lo mejor es trabajar con ellos y aprender.

¿Qué son los espacios para citas?
Espacios para citas es una herramienta ideal para reservar un tiempo en el que puedas dedicarle un espacio a citas concretas, ideal para tutorías de profesores, citas de trabajo, reuniones con empleados,...

Se crea como un evento convencional dentro del área horaria, pero seleccionas la opción de Espacio para citas.

Vamos con un ejemplo, supongamos que somos un profesor y necesitamos crear un evento de citas para realizar una tutoría por alumnos. Tenemos el día y el tiempo de duración total. Escogemos un espacio de 30 minutos por cada alumno y enviamos las invitaciones a los padres de alumnos (supongamos que previamente tenemos las direcciones de cada padre y hayamos creado un grupo en contactos de Gmail).

1.- Entramos en nuestra cuenta de Google Calendar y pulsamos en el espacio horario del calendario para abrir la ventana de eventos. En la parte superior aparecen dos opciones, por defecto Evento estará seleccionada, pulsamos Espacios para citas y a continuación pulsamos el botón Crear espacios para citas.


2.- Completáis el formulario con los datos necesarios. En el apartado Añadir invitados podréis introducir quienes queréis que tengan el calendario compartido (si es que lo tienen), pero la utilidad no será la misma, en un principio recomendaría que lo dejarais en blanco lo verdaderamente importante es el vínculo que aparece encima de Nombre (es largo, pero se ha eliminado de la captura en este ejemplo). Lo copiáis y pulsáis GUARDAR. Desde vuestra sesión de Google Calendar podréis volver a esta pantalla para volver a copiar el vínculo o modificar el espacio de citas.


Si usáis el vínculo iréis al vuestro calendario de citas, tenéis que moveros hasta la fecha que habéis indicado y si queréis verlo a toda pantalla, seleccionar Día a la derecha de la barra superior.

3.- Tenéis que notificar a los "padres" de alumnos que se ha lanzado un calendario de citas o se ha actualizado. El vínculo indicado en el paso anterior lleva a un calendario donde aparecen los eventos, si tenéis la opción de publicar el calendario en Internet en la página del centro o en una personal (o usar Blogger para hacerlo), sólo tendréis que dirigir a los padres a ella, sino, sólo tenéis que enviarle por correo electrónico dicho vínculo.
Una vez que el "padre" pulse el botón de la hora deseada dentro del espacio de citas, se abrirá el formulario en donde pondréis los datos de alumno (recordad que es un ejemplo) y a continuación pulsareis Guardar.

El "profesor" recibirá la notificación por SMS, correo electrónico, a través de una ventana emergente o de todos juntos, depende de como lo tenga configurado. Para terminar pulsáis Ver/editar en Google Calendar y lo que queráis a continuación.


En contra de las ventajas que podéis ver en esta herramienta, puede que haya ciertos inconvenientes que debáis considerar:

  • Todos los implicados deben tener cuenta en Google.
  • El calendario que se use debería ser exclusivo para usar esta herramienta, ya que el resto de eventos personales aparecerán en el calendario.



El siguiente paso es abrir el correo electrónico de Gmail.

Algunas entradas externas que os pueden interesar:

Google Calendar es una herramienta interesante, versátil, dinámica y constructiva. Te ayuda a mantener un orden y un concierto, pero hay que contribuir en llevarlo al día. Mantener el orden en nuestros asuntos es complicado cuando todo se mueve rápido, pero si no lo consigues, lo más probable es que acabes desordenado. Si por casualidad, tenéis más ocurrencias interesante... contactad con nosotros, por aquí andaremos.

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miércoles, 14 de noviembre de 2012

IFTTT - Recursos que trabajan por ti (Parte II)


Ideas para realizar Recetas IFTTT de uso cotidiano.
Como no podíamos quedarnos parados con la primera entrada, ya que estaba en su mayor parte dirigida a la programación de procesos de publicación automática de Blogger, hemos decidido dar un paso más y mostraros una idea general de que podemos hacer... perdón, de que puede hacer IFTTT por nosotros.
Lo que hemos podido comprobar repasando la web de recetas, es que partiendo de la base de los canales, podemos resolver casi cualquier automatismo que se nos ocurra, por el momento, todo lo que se nos ha ocurrido... estaba en la lista de recetas.

De las miles y miles (y no es una exageración)  os mostramos las 12 recetas IFTTT curiosas/interesantes de las que hemos encontrado (y probado) en las pasadas semanas:

Receta: Estado de Facebook a gCalendar.
Ingredientes: Manda los estados de Facebook a tu calendario de Google en cuanto los publicas.
Interés: Curioso
Receta: Archiva tus capturas de Evernote en Google Drive.
Ingredientes: Archiva en carpetas nombradas como las etiquetas dentro de Google Drive, las capturas de Evernote.
Interés: Bastante interesante.


Receta: Envía el enlace de tus vídeos favoritos a Google Drive.
Ingredientes: Archiva la dirección de tus videos favoritos en una carpeta de Google Drive para verlos más tarde (y así de paso te guardas un historias interesante).
Interés: Curioso.

Receta: Publica el enlace de tus vídeos favoritos en tu cuenta de Twitter .
Ingredientes: Publica el enlace de tus vídeos favoritos junto al texto que desees.
Interés: Curioso.

Receta: Añade un evento a gCalendar desde el inbox de gMail.
Ingredientes: Añade un evento en Calendar desde gMail filtrando por el remitente y creando una línea de tiempo. También hay otra receta por criterio de búsqueda.
Interés: ¿Útil?.

Receta: Twittea el cumplaños de un amigo desde gCalendar.
Ingredientes: Twittea un mensaje específico según lo programado en Google Calendar.
Interés: Por si falla Facebook ;p


Receta: Guarda tus fotos con etiquetas específicas en Google Drive.
Ingredientes: Guarda una copia de tus fotos en Google Drive cuando le añades una etiqueta específica.
Interés: Interante.


Receta: Cambia tu foto de perfil de Twitter desde Isntagram.
Ingredientes: Cambia tu foto de perfil de Twitter por una etiquetada específicamente.
Interés: ¿Necesario?

Receta: Comparte los archivos públicos de Dropbox en Facebook
Ingredientes: Comparte el enlace de los archivos que situes en tu carpeta de Publico de Dropbox
Interés: Interesante

Receta: Descarga las últimas imágenes de 500px a Dropbox
Ingredientes: Descarga las nuevas imágenes de la web 500px a una carpeta de Dropbox
Interés: Pasatiempos

Receta: Ciertas publicaciones se descargarán en PDF en Google Drive.
Ingredientes: Descarga publicaciones desde Google Readers a una carpeta de Dropbox. Cuidado en donde esté apuntado, puede haber descargas masivas ;p
Interés: De Riesgo

Receta: Nuevas publicaciones se descargarán en Dropbox.
Ingredientes: Descarga publicaciones desde Google Readers a Dropbox filtrando por una palabra clave.
Interés: Interesante



Tened en cuenta que estas recetas pueden desaparecer o variar rápidamente por cambios en las APIs de las   aplicaciones de los canales o por los propietarios de las mismas, que también pueden realizar cambios. Si veis que un enlace está roto, intentad buscar una alternativa entre todas las existente, y si os acordáis, nos lo comentáis para corregirlas ;p

Otros artículos relacionados: 36 recetas para que IFTTT trabaje por ti. desde Bitelia.

De aquí en adelante, si aparecieran nuevas recetas IFTTT, estaremos esperándolas, y si alguno no puede esperar, sabed que podeis crearlas, sólo hay que tener un poco de tiempo y algo de paciencia. De todas formas, os aconsejaríamos que antes de crear, busqueis, y antes de eso, esquematizad vuestras necesidades, de esa manera, podréis filtrar mejor las búsquedas y no volveros locos entre tanta receta. Si surge alguna duda, podéis intentar preguntar ;p

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