domingo, 24 de julio de 2011

WiseStamp - Firmas profesionales

Gestionar el correo electrónico es una labor por la que no estamos dispuestos a pasar. Sólo un pequeño margen de la sociedad se plantea el echo de crear subcarpetas para organizar y gestionar sus mensajes, pero aún así, siempre encontramos dificultades.

A lo largo de los años (desde 1995 en la que me creé una cuenta en hotmail que aun mantengo) he visto pasar varios servidores de correo y programas que prometían, prometen y prometerán en lo sucesivo, pero ninguno como gMail. Ya no por las prestaciones, sino por la comodidad de uso y el trato del correo basura (spam). Siempre he pensado que cada cual es libre de elegir, yo elegí gMail.

Otro detalle que no tenemos en cuenta son las firmas. No pensamos en ellas, las escribimos o no. Simples o compuestas palabras que forzamos en muchos casos para no dejar los mensajes fríos y cortantes: Saludos, abrazos, besos, nos vemos (o no),... 

Muchos usuarios, sobre todo en el tema laboral, usan programas de correo electrónico para la creación, edición y lectura de sus mensajes. Dichos programas tienen un soporte específico para crear firmas complejas, pero con el inconveniente que sólo podemos usarlos en máquinas locales.

Cuando usamos "webmails" no tenemos un soporte que nos ayude a mantener una firma respetable, con información relevante o referente a nosotros, pero nos deja abierta la posibilidad de extender el alcance de uso a otros equipo, estemos donde estemos. En este caso, sí ha surgido soluciones bastante completas y "bastantes" gratuitas. WiseStamp es un ejemplo claro de evolución. Ofrece dos ámbitos de trabajo, gratuito y de pago. El de pago está más dirigido a PYMES (porque para grandes empresas hay otras soluciones de más alto "standing").

Los PROS y los CONTRAS de trabajar con WiseStamp


  1. Lo bueno, que ocupa poco espacio y los recursos para su uso son mínimos y específicos, sólo se activa al cargar el servidor de correos o en la inserción, y permanece fuera de uso el resto del tiempo. Permite hasta dos firmas distintas: Personal y de Negocios en su forma gratuita.
  2. Se sincroniza con tu cuenta de WiseStamp, por lo que distintos usuarios de un mismo PC pueden tener sus propias firmas.
  3. Puedes crear la firma en html y pegarla en su editor (para algunos esto no será tan bueno).
  4. Permite la inclusión de varios módulos, desde aplicaciones, hasta referencia a redes sociales.
  5. Posee ejemplo que ayudan a generar tu propia firma.
... en contra...
  1. WiseStamp se trata de un complemento (para Firefox o Internet Explorer) o de una extensión (para Google Chrome) que hay que instalar en cada PC.
  2. Hay que pagar para poder incluir más de dos firmas y poder editar sus nombres (como se indicó anteriormente: Personal & Negocios). Aunque si es para una empresa... la verdad es que puede merecer la pena.
  3. Por el momento sigue en inglés, aunque las opciones son muy simples y bastante entendibles.
Uno de los detalles que me han llamado la antención de esta aplicación, es el dinamísmo que permite crear al final de la firma un espacio en el que aparecerán los últimos mensajes de tu cuenta de Twitter o FB, incluir música, crear despedidas aleatorias,... Os aconsejo que lo probeis, podeis encontrar una amplia gama de ayudas y consejos aquí, además de ideas (en inglés).

Recordar que después de instalar WiseStamp teneis que abriros una cuenta en WiseStamp. Si tienes Facebook, puedes activar/entrar en la cuenta de WS usando  los datos de la red social, desde luego, es más fácil así.

A continuación vamos a ver los pasos para crear una firma compuesta para que se incluya automáticamente en nuestra cuenta de gMail (también es compatible con Hotmail, Yahoo y con AOL).

Si quereis probar, primero descargaros el complemento/extensión de aquí, y antes de empezar a usarlo, leeros los pasos a seguir para comprender mejor el objetivo de esta entrada.Como siempre, el ejemplo que os muesto a continuación, está basado en un caso práctico real.

PASO 1 - Diseñando la firma.

Hay que ser muy valiente (y tener mucho tiempo) para diseñar una firma sin preparar antes un "croquis" de lo que quieres. Sin una idea, es posible que divagues hasta niveles tan drásticos, que todo quedará en "Saludos, " tras horas de infructuoso y perdido tiempo.

Tracemos un plan y hagamos recuento de lo que queremos explicar sobre nosotros y/o nuestro trabajo, sobre como contactarnos, sobre otras webs de interes, anuncios, ventas, muestras de trabajos,...  tras escribir un mensaje. Da igual qué tipo de mensaje sea, lo importante es que muestres de que eres capaz y qué tienes que ofrecer.

Por eso, ¿recopilemos qué tenemos?

1) Tengo un logo (o una foto, o un gráfico,...)
2) Tengo una titulación (de la que me siento orgulloso) y que me costó lo mio.
3) Tengo una web propia.
4) Soy activo en alguna red social (Facebook) y tengo algunos Blogs en Blogger.
5) Uso sistemas de comunicación de audio/visual por internet (skype y google talk).
6) Promociono otras webs amigas (Elektroindustries & Motoranima).
7) Promociono a un amigo fotógrafo, porque sí (necesitaremos los vículos del banner que situaremos y del vínculo al que nos llevará una vez pulsemos sobre él)..
8) Me cae bien el medio ambiente y queda molón un mensaje a pie de página con el mensaje de "¿Es necesario imprimir este mensaje?.


PASO 2 - Componiendo la firma.

Tenemos que tener en cuenta que WiseStamp funciona en dos bloques: Cuerpo de la Firma & Base de la Firma.
  • El Cuerpo de la Firma en la que incluiremos la información estática de la firma en sí: Nombre y Apellidos, Titulación principal, número de teléfono (si quieres incluirlo), fax, dirección física o de alguna web personal o de empresa,...
  • La Base de la Firma en la que incluiremos la información dinámica y de contacto: contactar a través de Redes Sociales, programas de transmisión de audio/video, sistemas de noticias RSS, álbumes de fotos de Picassa, Flirk...

Empecemos la composición usando las herramientas que trae el programa.

Figura 1.- Composición del cuerpo de la firma.

El logo lo he subido a mi cuenta de Picasa en Google y de ahí lo he enlazado usando el icono de insertar imagen (en la figura 2, icono a la derecha de la estrella).

Figura 2.- Botones de Insertar Símbolo, Insertar imagen e Insertar vínculo.

Figura 3.- Ventana de Insertar imagen.
Una vez finalizada la composición en el Cuerpo de la Firma, podemos ver como queda de forma preliminar (pulsando el botón Preview en la Figura 1).

Figura 4 - Resultado de la firma.





Continuemos, ya hemos terminado la primera parte, vamos con la parte dinámica, La Base de la Firma.


PASO 3 - Incluyendo nuestros perfiles.

Empecemos con las Redes Sociales. Seleccionamos la pestaña "Social Icons" y elegimos nuestros servicios sociales que queremos mostrar anexándolos a la firma:

Figura 5.- Servicios sociales anexados a la firma (he eliminado mi nombre de usuario de todos, pero sólo hay que copiar y pegar la dirección de los perfiles de cada servicio).

Podemos seguir añadiendo recursos de redes sociales, tantas como se quieran mostrar.

Figura 6.- Resultado de añadir lista de perfiles usando la opción de "Social icons"

PASO 4 - Nuestras webs amigas (o las nuestras propias: trabajo, ventas, personales,...)

Vayamos a la siguiente inserción en nuestra firma. Ahora seguimos con los vículos a webs amigas. Es muy importante recordar que antes de continuar con este paso, debes tener el acceso a la página preferida en modo RSS, de manera que cuando se actualicen las últimas noticias, se indique en tu firma.

En la pantalla de preferencias seleccionamos la pestaña "Email Apps" y localizando la aplicación RSS en la lista de la parte inferior derecha seleccionamos RSS y pulsamos el botón que aparecerá dentro: + add.

Figura 7.- Pantalla de preferencias.

Se abrirá una ventana con el título RSS. En ella, en el cuadro de texto RSS Title, escribiremos el mensaje que saldrá antes del vínculo de información y en el cuadro RSS URL, la dirección.

Figura 8.- Introducción de los valores RSS.

Una vez introducidos los datos, pulsamos el botón Add. Podremos repetir esta operación incluyendo otras páginas RSS.

Si queremos ver los resultados pulsamos el botón Preview (Figura 7).

Figura 9.- Resultado de los accesos a páginas amigas.


PASO 5 - Incluyendo un Banner para publicitar.

Ahora vamos a incluir un banner para hacer publicidad de alguna empresa o trabajo, en este caso, he creado un banner específico con referencia a un amigo que es fotógrafo. Para darle un poco más de dinamismo incluiremos un acceso a su "book" de trabajo fotogáfico (para este detalle, necesitaremos el vínculo a dicho archivo).

En la pantalla principal seleccionamos la pestaña "Email apps" y en Bussines, buscamos la aplicacióm "My Banner". Pinchamos sobre ella y pulsamos "+ add"


10.- Pantalla de preferencias. Seleccion de "My Banner".


En la ventana de "My Banner" tendremos que incluir en el cuadro de texto "Imagen location:" la dirección URL del banner (este detalle se indicó en el paso 1 de esta entrada) y en el cuadro de texto "Imagen links to:" introduciremos la dirección web de destino o el vínculo a un archivo alojado en algún servidor.

Figura 11.- Ventana de propiedades de "My Banner".


Una vez finalizado la introducciòn de datos de "My Banner" pulsamos el botón Add para añadir el "banner" a la firma.


PASO 6 - Añadiendo un pie de firma ecológico.

Para finalizar, vamos a incluir un mensaje "ecológico" al final de la firma. Para ello en la pantalla principal, en la pestaña "Email app", en Feactured, buscamos la aplicación "Green Fotter", pinchamos sobre ella y pulsamos el botón "+ add".

12.- Pantalla de preferencias. Selección de "Green Footer".

En la ventana de propiedades de "Green Fotter" elegimos el mensaje que queremos mostrar a través de la lista desplegable.

13.- Ventana de propiedades de "Green Footer".

Por si os interesa, os los textos mostrados son:
En la lista desplegable: Texto que se mostrará (en inglés)
Environmental responsibility: Please consider your environmental responsibility. Before printing this e-mail message, ask yourself whether you really need a hard copy.
Environmental responsibility short: Please consider the environment before printing this e-mail!
Do you really need..?: Do you really need to print this email?
Printing kills trees: Printing emails kills trees. Print is murder!
Don't print this: Don't print this, Ok?
Printing emails is SO 2009: Printing emails is SO 2009
Save a tree - kill a beaver: Save a tree - kill a beaver
Be Carbon free: Be like me, be Carbon free - don't print this and save a tree.
Save ink cartridges: Save ink cartridges from going extinct! Don't print this email!


Traducimos...


Responsabilidad medio ambientalPor favor considere su responsabilidad medio ambiental. Antes de imprimir este mensaje de correo electrónico, pregúntese si realmente necesita una copia impresa.
Responsabilidad medio ambiental (corto): Por favor considere el medio ambiente antes de imprimir este e-mail!
¿Usted realmente necesita..: ¿Usted realmente necesita imprimir este correo electrónico?
Imprimir mata a los árboles: Imprimir correos electronicos mata árboles. Imprimir es asesinar!
No lo imprima: No lo imprima
Imprimir correos electrónicos es TAN 2009: Imprimir correos electrónicos es TAN 2009 (disculpad, no comprendo esta expresión).
Salve un árbol - mate a un castor: Salve un árbol - mate a un castor.
Se libre de carbono: Sé como yo, se libre de carbono - no lo imprima y salve un árbol (disculpad esta traducción tan liberal).
Salve a los cartuchos de tinta: Salve a los cartuchos de tinta. No imprima este correo electrónico.

Una vez seleccionado uno, pulsa el botón Add para anexarla a la firma.


PASO 7 - Repasando los resultados.

Para ver como queda, pulsamos el botón Preview.

14.- Resultado final de la firma.

Pulsamos el botón "Close" para volver a la pantalla principal.


PASO 8 - Guardamos nuestra firma en nuestra cuenta de WiseStamp.

Pulsamos "Setting" en la parte superior. Seleccionamos la pestaña "Sync" y pulsamos el botón "Save & Backup". En este momento, una copia de nuestra firma se guardará en tu cuenta de WaseStamp y podrá recuperarla en cualquier momento (o para otro PC o navegador).

15.- Ajustes de WiseStamp. Copia de la firma en la cuenta de WiseStamp.

Pues hasta aquí, básicamente está todo explicado. Si tenéis alguna duda, ya sabéis por donde encontrarme.