domingo, 24 de julio de 2011

El tandem Cobian DropBox

Antes de empezar a leeros esta entrada (si es que os interesa), me gustaría señalaros que si pensais instalaros los programas indicados, os leais dicha entrada completa, no lo vayais haciendo a medida que avanceis en la lectura. Dichos programas son gratuitos y seguros, por ello, los vínculos que os indico, han sido probados por mi antes de colocarlos en el texto... Y ahora, os pongo en situación:

Cuando los procesos automáticos que ocurren en un ordenador (sobre todo en Windows) son controlables, y además programables, nos sentimos, en cierto modo, poderosos, o al menos, en menor medida, dueños de nuestras máquinas.

Por otro lado, la preocupación continua de que nuestros datos, archivos, fotos,... queden respaldados por una copia de seguridad, sobre todo en casos muy concretos (datos concretos con respecto al trabajo) nos es de suma importancia.

Y para rematar el asunto, si esas copias de seguridad, pueden quedar almacenadas en la "nube" y encima, poder compartirlas con otras unidades, amigos o compañeros, mejor que mejor.

Empecemos con Cobian Backup. Una utilidad gratuita creada por Luis Cobian y que crea y gestiona copias de seguridad a muchos niveles. Un programa muy intuitivo y completo, permite crear copias de archivos o carpetas completas o incrementales (sólo copia los nuevos archivos incluidos o los modificados), permite programar las copias, codificarlas con claves e incluso permite su control de forma remota.

Para descargar una copia de este programa os recomiendo Sofsonic (pulsando sobre el vínculo marcado, vas a la Web de descarga) usando un servidor seguro, el programa también busca nuevas actualizaciones.

Sigamos con DropBox. Un ingenio de la "nube" que me llegó de manos de un buen amigo y que no tomé en cuenta hasta que hace unos días se me ocurrió que uniera fuerzas con Cobian Backup. Dropbox  es un sistema basado en la WEB y en un Software que te permite mantener en la "nube" archivos personales de cualquier tipo y que a la vez, se encuentran sincronizados con ciertas carpetas de tu PC o móvil.

Crea tu cuenta de DroBox aquí, y luego sigues los pasos de descarga, instalación y configuración. Una vez instalado, se crearán las carpetas del programa, dejándote la opción de poder modificar su situación dentro de Preferencias y además, tú decides qué carpetas se sincronizarán con el PC. No es necesario que los archivos se localicen en el PC, desde la web de Dropbox y en tu sesión, tendrás acceso a todos los archivos en caso de encontrarte fuera de tu entorno y tener que acceder sin el programa.

UNAMOS FUERZAS
Una vez tengas listo los dos programas, sólo tendrás que crear una acción de copia de seguridad con cobian. Para explicaros esto un poco mejor, voy a realizar un caso práctico para que veáis los pasos.
El ejemplo se va a basar en la copia de seguridad de mi carpeta de informes del trabajo y compartirla con un compañero, para que ambos, tengamos acceso a dicha carpeta.

01) Creamos en la carpeta Dropbox (situada en Mis Documentos, a no ser que hayas modificado su situación en Preferencias de Dropbox) la carpeta Trabajo y dentro de esta, Informes.

02) Abrimos la pantalla principal de Cobian y generamos una nueva tarea (pulsando sobre el icono del reloj de la parte superior, basandonos en la imagen siguiente, el icono que se encuentra debajo del menú Herramientas).


03)  En la ventana de tareas abierta, indicar el nombre que le dareis a la misma en el cuadro de texto "Nombre de tarea" (en este caso: Informes).


En esta pantalla debereis de seleccionar si la copia será Completa, Indremental o Diferencial. En el caso indicado, la opción será Incremental, ya que a medida que voy añadiendo o modificando datos de los informes, estos últimos, serán incluidos en la copia de seguridad, los que no se modifiquen no serán copiados.

04) En el siguiente paso, veamos qué archivos o carpetas serán copiados y cual será su destino.


En el apartado de Fuente, seleccionamos Agregar y elegimos la carpeta donde se encuentran los archivos de los que queremos una copia de seguridad. En el apartado Destina, pulsando Agregar, seleccionamos la carpeta que creamos en el paso 01 (he eliminado el nombre entre parentesis, pero no significa que tengais que hacerlo así).

05) En la opción Horario, seleccionaremos CUANDO se realizará la copia de seguridad de los archivos indicados en el paso 04.


06) En la opción Archivo seleccionaremos el tipo de compresión y el nivel de Cifrado que queremos usar para proteger los datos. En este caso no voy a usar dichas opciones, ya que mi copia de seguridad, servirá a otros compañeros de trabajo para su revisión y control.

07) El resto de opciones no me serán útiles para este caso en concreto, pero para ciertas tareas de múltiples archivos pueden ser interesantes. Por el momento no las veremos, aunque son muy intuitivas. Para finalizar, pulsamos OK.

08) La ventana de Cobian Backup quedará de la siguiente manera:


Ya sólo queda esperar a que comiencen a sucederse las copias de seguridad según la programación realizada.

09) Compartamos el directorio Informes. Para ello, tenemos que abrir nuestra sesión de DropBox. Pulsamos con el botón secundario del ratón sobre el icono de Dropbox en la barra de tareas y seleccionamos "Ir al sitio web de Dropbox".

10) Una vez abierta la página, seleccionamos "Compartir una carpeta" (situado en la parte superior).


11) Y seleccionamos "Me gustaría compartir una carpeta ya existente". Cuando creamos la carpeta en le paso 01, ésta se sincronizó con el servidor en el mismo instante, por lo que aparecerá en el listado de carpetas de la lista de carpetas de "tú" sesión de Dropbox. Pulsa "Siguiente" para continuar.



12) Selecciona la carpeta que deseas compartir (en nuestro caso, Informes) y pulsamos "Siguiente".


13) En la ventana "Invita colaboradores a esta carpeta" introduce la dirección o direcciones separadas por ",".

Ya sólo queda esperar a que acepte o acepten la invitación. En ese momento, se sincronizará la carpeta a no ser que se active la "Sincronización selectiva" dentro del menú Preferencias en el icono de Dropbox en la barra de tareas.

Otras utilidades al respecto, son el compartir fotos, textos comunes, videos,... Eso sí, tened cuidado con el tamaño de los archivos, Dropbox ofrece inicialmente 2 gigas gratuitos ampliables por invitaciones o por pago (aunque esto es recomendable para empresas, ya que permite el almacenaje de 100 gigas en copias de archivos y no es barato).
No hay un límite máximo de tamaño de archivo en el almacenamiento en Dropbox usando el programa (funciona como una carpeta), pero sí si intentas subir un archivo directamente por la Web: 300 megas.

Si teneis alguna duda, poneros en contacto conmigo a través de este blog, aunque sólo sea por curiosidad.

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