domingo, 11 de enero de 2009

MICROSOFT OUTLOOK 2003: USO DEL CALENDARIO


Vamos a apartarnos un momentito del camino de Google Calendar para dar un paseito por el calendario de MS Outlook y organizar un par de detalles para cuando retomemos el siguiente paso, no nos pille de improviso.

Aprovechando que usamos MS Outlook 2003 como servidor de Correo Electrónico, podemos hacer uso de unas de sus características mas dinámicas (aunque poco desarrollada).


El calendario de MS Outlook ofrece unas características básicas para la Gestión de Tiempo: El Calendario. Su funcionamiento es bastante simple, con el botón secundario del ratón (normalmente el derecho) controlas la creacion de eventos y alguna otra opcion como Reuniones.

Existe un problema en el espacio del servidor de cada usuario (motivos por el cual suelo renegar del uso de los programas residentes en el servidor), cuando el calendario tiene cierta cantidad de datos, te muestra un mensaje para que borres elementos antiguos.

Hay una solución para esto, que no resulta complicada, y que os vale para preservar una copia de elementos antiguos por si queréis acceder a ella en otro momento. Una vez activada no tenéis que volver a preocuparos por el tema del espacio en el servidor.
  1. Con el MS Outlook 2003 abierto, seleccionar Calendario en la parte izquierda de la ventana principal.
  2. En el apartado Mis calendarios, con el botón secundario del ratón (normalmente el derecho), pulsar Propiedades.
  3. En la ventana abierta, seleccionar la pestaña Autoarchivar.
  4. Comprobar que esté activada la opción Archivar elementos en esta carpeta utilizando la configuración predeterminada y pulsáis el botón Configuración de archivo predeterminada.... Se os abre otra ventana nueva.
  5. Activáis la casilla de verificación Ejecutar autoarchivar cada y seleccionáis el margen de tiempo que deseéis mantener los mensajes, por defecto, los eventos de calendario permanecerán en la lista del calendario 14 días, modificarlo a vuestro gusto.
  6. Desactivar Eliminar elementos caducados.
  7. Seleccionar el tiempo máximo que permanecerán los datos en el archivo: Eliminar elementos anteriores a, personalmente lo tengo en 24 meses.
  8. Seleccionar un espacio en tu disco duro para almacenar los eventos anteriores al tiempo que seleccionaste en el punto 5 en Mover elementos antiguos a.
  9. Pulsáis Aceptar para salir de la ventana Autoarchivar.
  10. Pulsáis Aceptar para salir de la ventana Propiedades.
Con esto finalizais la configuración del MS Outlook 2003 y su calendario.

Ciertamente, una vez se ha probado el Google Calendar es más complicado usar MS Outlook como gestionador, aunque es cierto que si te has acostumbrado al MS Outlook puedes que veas las cosas de otra manera... no seré yo quién te convenza para usar Google Calendar diciendote que es mejor...