domingo, 11 de enero de 2009

EL CALENDARIO DE GOOGLE: ACTIVACIÓN Y CONFIGURACIÓN

El calendario de Google (Google Calendar) es una potente herramienta que ofrece una serie de opciones que os pueden ayudar a sobre llevar vuestra actividad diaria / semanal / mensual de forma más eficiente. En esta entrada vamos a ver:
  • Activar calendario.
  • Configurar el calendario.
  • Crear un evento.

ACTIVAR CALENDARIO_________________________________________________________

Si no tenéis activado el calendario de Google, sigue los siguientes pasos:

1.- Abrir vuestra sesión de gMail en el explorador WEB.
2.- Pulsar la opción Calendar en la parte superior izquierda.
3.- En la pantalla de bienvenida de Google Calendar comprobar que los datos son los correctos y pulsar Continuar.

CONFIGURAR EL CALENDARIO__________________________________________________

Ahora vamos a adecuarlo a nuestras necesidades básicas.

4.- Pulsar la opción Setting en la parte superior derecha.
5.- Elegir el lenguaje, el país y las opciones que creáis necesarias, recomendamos los siguientes ajustes:

  • Date Format: 31/12/2009 (día/mes/año)
  • Time Format: 13:00
  • Week starts on: Monday
  • Location: vuestra ciudad

Pulsáis el botón Save situado en la parte inferior (y superior).


Una vez llegado a este punto, tendréis listo el calendario para trabajar con él.

Ahora vamos a activar el aviso telefónico del Google Calendar:

6.- Pulsáis la opción Configuración situada en la parte superior derecha.
7.- En la ventana nueva tenéis tres opciones:
  • General: que es la que habéis usado en el punto 5.
  • Calendarios: en la que podéis crear o compartir otros calendarios.
  • Configuración para móviles: que es la que vais a seleccionar a continuación.
8.- Seleccionáis la opción Configuración para móviles.
9.- Comprobar que en la opción País esté marcada España.
10.- Introducir el número del móvil en el que queréis recibir las notificaciones del calendario (sólo el número, no es necesario añadir el código del país).
11.- Pulsar el botón Enviar código de verificación. En ese momento recibiréis en el móvil un código que deberéis introducir en el siguiente paso.
12.- Introducir el código de verificación en la siguiente casilla y pulsar el botón Finalizar configuración.

En este momento recibiréis la confirmación en el móvil. A continuación vamos a configurar las notificaciones que queremos recibir en el móvil.

13.- Pulsar la opción Configuración en la parte superior derecha.
14.- Pulsamos en Calendarios (opción descrita en el punto 7).
15.- Dentro del cuadro de Mis Calendarios pulsamos Notificaciones (a la derecha).
16.- En la pantalla de notificaciones podéis dejarlo todo por defecto, o bien marcar todas las opciones de SMS para ir probando. Podéis cambiar estas opciones a medida que observéis si las necesitáis o no.
17.- Una vez realizado los cambios, pulsar el botón Guardar.
18.- Pulsar Volver al calendario.

CREAR UN EVENTO_____________________________________________________________
Ya estáis listos para manejar el calendario de forma eficiente, pongamos un ejemplo, podéis intentarlo introduciendo otros datos, pero os dejo un ejemplo.
Imaginad que para mañana tenéis un servicio y vais acompañados por otro técnico. Queréis notificarle unos datos específicos sobre el servicio así que procederéis de la siguiente manera:

  • Pulsar sobre el calendario y se abrirá una ventanita indicando que introduzcáis el nuevo evento y activáis Editar detalles del evento o pincháis directamente sobre la opción Crear evento situada en la parte superior izquierda.
  • En la nueva ventana deberéis añadir los datos necesarios (Evento: nombre del barco y trabajo, Fecha: el día y las horas en las que trascurrirá el trabajo, Lugar: si queréis una descripción mas concreta, Descripción: ver siguiente punto).
  • En Descripción ponéis los detalles del Agente, teléfonos, contactos, el número de SMC y lo que veáis oportuno.
  • Pulsáis sobre Añadir recordatorio dentro de opciones (mas abajo de Descripción).
  • En el cuadro extensible seleccionáis SMS y ponéis el tiempo de antelación que queráis. Podéis seguir añadiendo recordatorios, incluso programar que os envíe correo electrónico.
  • En el apartado derecho de la ventana principal introduciréis al invitado. Podéis seguir añadiendo a más gente o grupos.
  • Una vez finalizado la programación del evento, pulsar Guardar en la parte superior o inferior.

En este momento, vosotros y el invitado (o invitados) recibirán la invitación del evento, y según la configuración de notificaciones de cada invitado, recibiréis un mensaje en el móvil avisando del evento dependiendo del tiempo que hubieseis programado.