martes, 13 de enero de 2009

COMPARTIR GOOGLE CALENDAR

Aunque suene extremadamente falto de privacidad, Google Calendar pone a disposición del usuario dos técnicas para compartir eventos y/o calendario: Invitar y Compartir.

Invitar: Ya hemos visto como podemos invitar a alguien a un evento en concreto, como un trabajo, en una de las entradas anteriores: Google Calendar.

Compartir: Compartir un calendario es distinto, pues envías una copia de tus eventos a una o varias personas designadas por ti a través de la dirección de gMail (se aconseja no hacer público el calendario). Si haces esto, tienes la opción de que el evento sea o Privado, en cuyo caso el receptor sólo podrá ver que tienes un evento de ocupado sin poder llegar a leer la descripción del mismo, o Público, que en ese caso, será lo contrario, tendrá acceso a todos los datos del evento.

Esta última opción es muy útil, pero para daros una noción aproximada de la misma, os lo voy a plantear a modo de ejemplo, es cortito:

Suponed que existe un Departamento de Coordinación el cual se encarga de repartir los servicios y asistencias a buques, y para coordinarlo necesita saber qué disponibilidad de técnicos tiene. Con este modo, sólo le bastaría saber cuales son las previsiones de cada técnico en la zona en la que será el servicio y tendría una idea aproximáda. Esta información se la suministraría el calendario de cada técnico.

- Para el que comparte:
  1. Entramos en Google Calendar.
  2. Pulsamos sobre Configuración, en la parte superior derecha.
  3. Seleccionamos la pestaña Calendarios.
  4. En la zona de Mis calendarios, pulsar sobre Compartido: editar configuración.
  5. En el apartado de Compartir con determinadas personas, introducir la dirección de correo electronico de la persona con la que deseas compartir tu calendario.
  6. Comprobar que en Configuración de permisos aparezca Consultar todos los detalles del evento y pulsar Añadir persona.
  7. Pulsa Guardar.
  8. Pulsa Volver al calendario si has terminado.
- Para la persona seleccionada:
  1. Recibirás un correo por gMail indicando que te ha sido compartido un calendario.
  2. En el mensaje recibido aparece un vínculo: Ver tu calendario. Púlsalo.
  3. En tu calendario, a la izquierda, en la ventada de Otros calendario, habrá aparecido un nuevo calendario. Si pulsas sobre él dehabilitarás o habilitarás el nuevo calendario.
  4. Para poder distingirlo del tuyo aparece en otro color, puedes seleccionar el color que quieras pulsando sobre la flecha que aparece a la derecha del nombre del calendario.

domingo, 11 de enero de 2009

SINCRONIZAR GOOGLE CALENDAR CON MS OUTLOOK 2003

Ya tenemos sobre la mesa dos herramientas potencialmente útiles: el Calendario de Google y el Calendario de MS Outlook. Ahora, podemos sincronizarlas para no tener que repetir u omitir datos.

Con Google Calendar tendremos acceso, desde cualquier parte, a nuestro calendario (incluso podeis publicarlo en alguna WEB si os apetece), a parte de tener la posibilidad de recibir los avisos por el móvil y por eMail.

Con el Calendario de MS Outlook 2003 trabajaremos cómodamente desde la oficina (y punto).

Para sincronizar los datos entre nuestro calendario de Google Calendar con MS Outlook vamos a usar un programa gratuito que Google pone a nuestra disposición (Google Calendar Sync) y que no requiere complicación alguna a la hora de configurarse.

Una vez instalado el programa, sólo se ha de introducir el nombre de usuario de gMail (el que usais en Google Talk) y la contraseña.

A continuación seleccionais la opcion que mejor os venga:

- 2 way: parar sincronizar el calendario de Google con el de MS Outlook y viceversa.
- 1 way: Google Calendar to Microsoft Outlook Calendar: para sincronizar SÓLO los eventos modificados en Google Calendar en el Calendario de MS Outlook
- 1 way: Microsoft Outlook Calendar to Google Calendar: para sincronizar SÓLO los eventos modificados en el Calendario de MS Outlook en el Google Calendar.

Para finalizar introduce el valor en minutos entre cada sincronización y pulsa SAVE.

Estas opciones pueden ser cambiadas en cualquier momento.

MICROSOFT OUTLOOK 2003: USO DEL CALENDARIO


Vamos a apartarnos un momentito del camino de Google Calendar para dar un paseito por el calendario de MS Outlook y organizar un par de detalles para cuando retomemos el siguiente paso, no nos pille de improviso.

Aprovechando que usamos MS Outlook 2003 como servidor de Correo Electrónico, podemos hacer uso de unas de sus características mas dinámicas (aunque poco desarrollada).


El calendario de MS Outlook ofrece unas características básicas para la Gestión de Tiempo: El Calendario. Su funcionamiento es bastante simple, con el botón secundario del ratón (normalmente el derecho) controlas la creacion de eventos y alguna otra opcion como Reuniones.

Existe un problema en el espacio del servidor de cada usuario (motivos por el cual suelo renegar del uso de los programas residentes en el servidor), cuando el calendario tiene cierta cantidad de datos, te muestra un mensaje para que borres elementos antiguos.

Hay una solución para esto, que no resulta complicada, y que os vale para preservar una copia de elementos antiguos por si queréis acceder a ella en otro momento. Una vez activada no tenéis que volver a preocuparos por el tema del espacio en el servidor.
  1. Con el MS Outlook 2003 abierto, seleccionar Calendario en la parte izquierda de la ventana principal.
  2. En el apartado Mis calendarios, con el botón secundario del ratón (normalmente el derecho), pulsar Propiedades.
  3. En la ventana abierta, seleccionar la pestaña Autoarchivar.
  4. Comprobar que esté activada la opción Archivar elementos en esta carpeta utilizando la configuración predeterminada y pulsáis el botón Configuración de archivo predeterminada.... Se os abre otra ventana nueva.
  5. Activáis la casilla de verificación Ejecutar autoarchivar cada y seleccionáis el margen de tiempo que deseéis mantener los mensajes, por defecto, los eventos de calendario permanecerán en la lista del calendario 14 días, modificarlo a vuestro gusto.
  6. Desactivar Eliminar elementos caducados.
  7. Seleccionar el tiempo máximo que permanecerán los datos en el archivo: Eliminar elementos anteriores a, personalmente lo tengo en 24 meses.
  8. Seleccionar un espacio en tu disco duro para almacenar los eventos anteriores al tiempo que seleccionaste en el punto 5 en Mover elementos antiguos a.
  9. Pulsáis Aceptar para salir de la ventana Autoarchivar.
  10. Pulsáis Aceptar para salir de la ventana Propiedades.
Con esto finalizais la configuración del MS Outlook 2003 y su calendario.

Ciertamente, una vez se ha probado el Google Calendar es más complicado usar MS Outlook como gestionador, aunque es cierto que si te has acostumbrado al MS Outlook puedes que veas las cosas de otra manera... no seré yo quién te convenza para usar Google Calendar diciendote que es mejor...

EL CALENDARIO DE GOOGLE: ACTIVACIÓN Y CONFIGURACIÓN

El calendario de Google (Google Calendar) es una potente herramienta que ofrece una serie de opciones que os pueden ayudar a sobre llevar vuestra actividad diaria / semanal / mensual de forma más eficiente. En esta entrada vamos a ver:
  • Activar calendario.
  • Configurar el calendario.
  • Crear un evento.

ACTIVAR CALENDARIO_________________________________________________________

Si no tenéis activado el calendario de Google, sigue los siguientes pasos:

1.- Abrir vuestra sesión de gMail en el explorador WEB.
2.- Pulsar la opción Calendar en la parte superior izquierda.
3.- En la pantalla de bienvenida de Google Calendar comprobar que los datos son los correctos y pulsar Continuar.

CONFIGURAR EL CALENDARIO__________________________________________________

Ahora vamos a adecuarlo a nuestras necesidades básicas.

4.- Pulsar la opción Setting en la parte superior derecha.
5.- Elegir el lenguaje, el país y las opciones que creáis necesarias, recomendamos los siguientes ajustes:

  • Date Format: 31/12/2009 (día/mes/año)
  • Time Format: 13:00
  • Week starts on: Monday
  • Location: vuestra ciudad

Pulsáis el botón Save situado en la parte inferior (y superior).


Una vez llegado a este punto, tendréis listo el calendario para trabajar con él.

Ahora vamos a activar el aviso telefónico del Google Calendar:

6.- Pulsáis la opción Configuración situada en la parte superior derecha.
7.- En la ventana nueva tenéis tres opciones:
  • General: que es la que habéis usado en el punto 5.
  • Calendarios: en la que podéis crear o compartir otros calendarios.
  • Configuración para móviles: que es la que vais a seleccionar a continuación.
8.- Seleccionáis la opción Configuración para móviles.
9.- Comprobar que en la opción País esté marcada España.
10.- Introducir el número del móvil en el que queréis recibir las notificaciones del calendario (sólo el número, no es necesario añadir el código del país).
11.- Pulsar el botón Enviar código de verificación. En ese momento recibiréis en el móvil un código que deberéis introducir en el siguiente paso.
12.- Introducir el código de verificación en la siguiente casilla y pulsar el botón Finalizar configuración.

En este momento recibiréis la confirmación en el móvil. A continuación vamos a configurar las notificaciones que queremos recibir en el móvil.

13.- Pulsar la opción Configuración en la parte superior derecha.
14.- Pulsamos en Calendarios (opción descrita en el punto 7).
15.- Dentro del cuadro de Mis Calendarios pulsamos Notificaciones (a la derecha).
16.- En la pantalla de notificaciones podéis dejarlo todo por defecto, o bien marcar todas las opciones de SMS para ir probando. Podéis cambiar estas opciones a medida que observéis si las necesitáis o no.
17.- Una vez realizado los cambios, pulsar el botón Guardar.
18.- Pulsar Volver al calendario.

CREAR UN EVENTO_____________________________________________________________
Ya estáis listos para manejar el calendario de forma eficiente, pongamos un ejemplo, podéis intentarlo introduciendo otros datos, pero os dejo un ejemplo.
Imaginad que para mañana tenéis un servicio y vais acompañados por otro técnico. Queréis notificarle unos datos específicos sobre el servicio así que procederéis de la siguiente manera:

  • Pulsar sobre el calendario y se abrirá una ventanita indicando que introduzcáis el nuevo evento y activáis Editar detalles del evento o pincháis directamente sobre la opción Crear evento situada en la parte superior izquierda.
  • En la nueva ventana deberéis añadir los datos necesarios (Evento: nombre del barco y trabajo, Fecha: el día y las horas en las que trascurrirá el trabajo, Lugar: si queréis una descripción mas concreta, Descripción: ver siguiente punto).
  • En Descripción ponéis los detalles del Agente, teléfonos, contactos, el número de SMC y lo que veáis oportuno.
  • Pulsáis sobre Añadir recordatorio dentro de opciones (mas abajo de Descripción).
  • En el cuadro extensible seleccionáis SMS y ponéis el tiempo de antelación que queráis. Podéis seguir añadiendo recordatorios, incluso programar que os envíe correo electrónico.
  • En el apartado derecho de la ventana principal introduciréis al invitado. Podéis seguir añadiendo a más gente o grupos.
  • Una vez finalizado la programación del evento, pulsar Guardar en la parte superior o inferior.

En este momento, vosotros y el invitado (o invitados) recibirán la invitación del evento, y según la configuración de notificaciones de cada invitado, recibiréis un mensaje en el móvil avisando del evento dependiendo del tiempo que hubieseis programado.


INTRODUCCIÓN


Gestionar el tiempo resulta a veces un arduo trabajo, más incluso que el trabajo propio. En estos últimos años, la gestión, en todos los ámbitos, está siendo nuestro pan de cada día, por ello, y echando mano a las herramientas disponibles, voy a tratar de facilitaros un poco el métodos de gestión, claro está, al que esté interesado en llevar un poco de orden en su día a día.

La gestión, propiamente dicha, es la manera de coordinar los recursos disponibles para alcanzar un objetivo determinado.

En nuestro trabajo nos tenemos que mover basándonos en las exigencias de agentes externos, dependemos de barcos y otras empresas que no siempre cumplen con sus objetivos iniciales y nos obligan a cambiar nuestras agendas de trabajo continuamente. Existe en el mercado una herramienta bastante dinámica y muy manejable, y sobre todo, muy gratuita, que nos puede ayudar a poner un poco de orden en nuestro trabajo: Google Calendar.

Google Calendar nos ofrece una cantidad de opciones que pueden resolver gran cantidad de los problemas de Gestión de Tiempo que nos ayudaría a ser algo más dinámico de lo normal. Imaginad poder recibir en el móvil mensajes con los datos relevantes para la realización de servicios o visitas con tiempo, y las veces que creas oportunas para no perder detalle alguno.

Para el correo electrónico es distinto; trabajamos con Microsoft Outlook 2003. Podemos diseñar características que llamen nuestra atención, que organicen nuestro correo según las necesidades, que auto archiven correos antiguos y mantenernos centrados (en la medida de lo posible) en el trabajo. MS Outlook también tiene su propio sistema de organización, tiene un calendario que podemos sincronizar con el calendario de Google y que nos ayudaría a mantener un control mas exhaustivo de nuestro tiempo. Pero todo esto lo iremos viendo paso a paso.

Antes de empezar, lo primero es tener una cuenta en gMail. Los que tengáis Google Talk usáis dicha cuenta, por lo que si no tenéis ninguna de las dos, deberíais ir pensando en abrir una (bajo una invitación, claro), sino, no merece la pena seguir leyendo.

En las siguientes publicaciones vamos a ver:

  1. El Calendario de Google. Activación y Configuración.
  2. Microsoft Outlook 2003. Uso del calendario.
  3. Sincronizar Google Calendar y MS Outlook 2003.
  4. Compartir Google Calendar para sincronizar eventos.
  5. Oranizar los correos entrantes en MS Outlook 2003 (EN PROCESO).